Mercur Start

Bättre, snabbare och mindre resurskrävande bokslut med Mercur Business Control

Många företag och organisationer kämpar med mycket manuellt arbete för att leverera sina bokslut med hög kvalitet och i tid för att möta såväl interna som externa krav på aktuell information. 

Därför strävar många efter att korta ned tiden för såväl års- som periodbokslut samtidigt som man vill höja kvaliteten och göra relevant information tillgänglig för medarbetare på alla nivåer.

Mercur Business Control är ett system för verksamhetsstyrning och beslutsstöd som erbjuder många standardfunktioner som kan hjälpa till i bokslutsarbetet, vilka tagits fram baserat på kundönskemål och på Mercurs långa erfarenhet. Mercur Business Control kan installeras och konfigureras på kort tid och investeringen ger ofta kostnadsbesparingar som leder till en återbetalningstid på ett till två år.

Mercur Business Control hanterar såväl legal information för externa bokslut som operativ information för den interna uppföljningen, vilket sammantaget leder till rapportering med större affärsnytta för organisationen. Genom att i stora delar automatisera arbetsmoment i bokslutet sparas mycket tid som i stället kan ägnas åt värdeskapande analys och till att förse organisationen med relevant information som stöd för bättre beslut och genomförande av operativa åtgärder.

Mercur Business Control kan användas inom alla områden inom verksamhetsstyrning och beslutsstöd men i den här artikelns ska vi titta närmare på funktionalitet för bättre och snabbare bokslutsarbete, vilket kan grupperas i följande områden:

  • Integrationer 

  • Avstämningshjälp

  • Valutaomräkning

  • Konsolidering

  • Bokslutsrapporter

  • Arbetsprocesskontroll 

  • Behörighetssystem
     

 

 

Integrationer

Givetvis kan underlagen för boksluten samlas in och lagras i databasen via systemets blanketter för inmatning, men för att eliminera behovet av manuell inmatning av utfallsvärden har Mercur Business Control en fullständig integrationsmodul för konstruktion av gränssnitt mot de flesta typer av databaser och textfiler. Det är vanligt att man låter strukturen i huvudboken i affärssystemet ligga till grund för den legala strukturen men även olika operativa begrepp som till exempel avdelning, kund, marknad och produkt kan importeras från huvudboken, sidoordnad bokföring eller andra system.

Importerna kan schemaläggas eller ske löpande i realtid med systemets funktioner för direktuppdateringar. Den senare varianten kan vara extra användbar i bokslutstider när man vill att förändringar i bokföringen ska återspeglas direkt i rapporterna i Mercur Business Control.

Mercur Business Control erbjuder dessutom många olika integrationsmöjligheter med Microsoft Office vilket kan vara till stor nytta när man vill effektivisera bokslutsarbetet, både vad gäller avstämningsarbetet och vid framtagning av rapportpaket. Det går även att uppdatera exempelvis rapportmallar i Excel direkt från Mercurs databas med hjälp av ett Excel-tillägg med funktionen MERCURSELECT.

 

 

Avstämningshjälp

För att ytterligare snabba upp bokslutsprocesserna erbjuder Mercur Business Control många funktioner som kan underlätta arbetet med att stämma av och kvalitetssäkra boksluten. Alla rapporter har som standard olika typer av analysfunktioner som Drill Down, Twist & Turn för spontananalys och transaktionsläge. 

I transaktionsläget erbjuds väldigt användbara sorterings- och sökfunktioner samt koppling till eventuellt elektroniskt fakturahanteringssystem. En annan användbar funktion i transaktionsläget är funktionen Hitta liknande som används om man vill lista alla transaktioner som till exempel har samma verifikat-, konto- eller projektnummer som den transaktion som markerats på skärmen.

Det går även att skapa speciella avstämningsrapporter, exempelvis för avstämning av betalningar och bankkonton genom att importera kontoinformation för avstämning med bokföringen. 

För att sätta fokus på stora avvikelser mot tidigare bokslut rekommenderas användandet av indikatorer för att göra sambandskontroller, vilka dessutom kan användas för att förtydliga statusen för enskilda bokslutsposter i avstämningslistor.

 

 

Valutaomräkning

Mercur Business Control inkluderar ett avancerat stöd för valutaomräkning som tillåter att data lagras i flera olika valutor. Dessa poster kan sedan räknas om till en vald valuta i samma ögonblick som rapporten öppnas, något som leder till ytterligare sparad tid i bokslutsarbetet. Systemet kan dessutom räkna om till olika målvalutor vilket höjer affärsnyttan genom möjligheten att analysera utfallet rensat för valutaeffekter.

 

 

Konsolidering

Konsolidering sker automatiskt till samtliga hierarkiska nivåer, exempelvis organisatoriska enheter, kontogrupper eller rapportrader, vilket säkerställer att samtliga rapporter alltid är uppdaterade på alla nivåer med de senaste bokningarna från källsystemen eller med manuellt inmatade justeringar. Mercur Business Control kan på ett enkelt sätt hantera flera bolag i en och samma installation och erbjuder möjlighet att eliminera interna transaktioner antingen automatiskt eller manuellt på valfri nivå. 

 

 

Bokslutsrapporter

Mercur Business Control har en kraftfull och flexibel rapportgenerator med vilken man kan skapa rapporter med just den struktur och layout som organisationen efterfrågar. Inte bara resultat- och balansräkningar utan även bokslutsbilagor och noter samt specifikationer, som till exempel kassaflödesanalys, kan presenteras på skärmen, exporteras till MS Office eller kombineras till hela rapportpaket, vilka kan distribueras med e-post såväl schemalagt som manuellt.

Alla rapporter har de ovan beskrivna analysfunktionerna så man kan enkelt gå från till exempel en bokslutsbilaga till att specificera underliggande detaljer, vilket spar tid såväl i den egna organisationen som för den som ska granska bokslutet. De finns även möjlighet att lämna kommentarer och bifoga dokument till bokslutet, både för enskilda värden och generellt på olika nivåer för hela bokslutsrapporten, vilka kan sparas till nästa bokslutstillfälle för fortsatt redigering så att man slipper upprepa kommentarer som gäller för flera periodbokslut.

 

 

Arbetsprocesskontroll

När verksamheten växer och man behöver delegera ut ansvar för olika delar till olika medarbetare i bokslutsprocessen ökar behovet av verktyg för att hantera olika ansvarsområden, arbetsuppgifter, tidsplaner och liknande.

Med arbetsprocesskontrollen kan man definiera vad som skall göras och vem som skall göra vad i en bokslutsprocess. Man kan dessutom övervaka processen och hela tiden se vad statusen är för varje del i processen, exempelvis vilka delar som är inte är påbörjade eller som närmar sig deadline samt vilka som är klarmarkerade, granskade och godkända.

 

 

Behörighetssystem

Givetvis har Mercur Business Control ett komplett behörighetssystem som stödjer ett delegerat arbetssätt i bokslutsprocessen. Behörigheterna kan delas in i tre olika typer av behörigheter - funktionsbehörigheter, rapportbehörigheter och databehörigheter. Det går även att definiera djup på databehörigheter så att vissa användare kan få se en summerad rapport utan att komma åt alla underliggande dataposter. En annan användbar funktion i bokslutsarbetet är rapportspecifika behörigheter som låter användare ha tillgång till större datamängder för specifika rapporter, till exempel för att kunna utföra avstämningsarbete.

 

Vill du också effektivisera bokslutsrapporteringen?

Är du också intresserad av effektivare bokslutsrapportering med högre kvalitet? Gör som många andra kunder som sparat dagar eller veckor i bokslutsarbetet och kontakta oss på Mercur Solutions för att diskutera vilka lösningar och förbättringar vi kan hjälpa till med för just er organisation.

 

 

 

Följ oss:

Kontakta oss:

Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Support: +46 (0)8-459 69 30

E-post:

Besök oss:

Mercur Solutions AB

Vretenvägen 13

SE-171 54 Solna

© 2018

Mercur Solutions AB

Org.nr 556288-6761

WEBBPLATSKARTA

Powered by Dynamix CMS by Initiva
Kontakt