Effektivisera tidrapportering & tidsuppföljning
Med tanke på att personalens tid är en värdefull och begränsad resurs
gäller det att effektivt kunna arbeta med tidrapportering och tidsuppföljning.
Något som är en stor utmaning inom de flesta företag och organisationer. Vi berättar hur ni kan effektivisera detta arbete!
Som nämnts ovan är personalens tid en värdefull, men även
begränsad resurs samtidigt som de tillgängliga timmarna anger ramarna för
företagets möjliga produktion. Det är därför viktigt att ha kontroll
över hur personalen använder sin arbetstid och att man har kontinuerlig
information om hur arbetstiden fördelas på olika aktiviteter.
Den typen av information kan ligga till grund för
bemanningsfrågor, arbetsfördelning, personalplanering, projektstyrning,
prissättning, analys av utbildningsbehov och många andra beslut som kan leda
till effektivitetsvinster.
Hur använder
medarbetarna sin tid?
Med Mercur Business Control för tidsuppföljning får ni en
integrerad lösning för analys av hur medarbetarna använder sin tid. Ni anger
själva vilka aktivitetskoder som är relevanta för er verksamhet.
Tiden per
aktivitetskod kan sedan kategoriseras i olika grupper för att förenkla
analysen, t ex fakturerbar tid för kund, intern tid, ledighet/frånvaro osv. Med
systemets drill down-funktioner bryter ni enkelt ner analysen på exempelvis
organisatoriska enheter, projekt och enskilda medarbetare samt interna eller
externa kunder.
Analys kan ske mot tillgänglig tid för valfri period eller t
ex mot uppskattat antal timmar i projekt. Genom att koppla priser och
standardkostnader till tidsuppföljningen möjliggörs lönsamhetsuppföljning för
exempelvis olika projekt, kunder eller tjänster.
Många
presentationsmöjligheter
Mercur Business Control för tidsuppföljning erbjuder
presentationsmöjligheter i såväl tabellform som i diagram. Tröskelvärden kan
anges så att systemet tydligt visar viktiga avvikelser, t ex för faktureringsgrad,
timmar i projekt eller ej värdeskapande aktiviteter.
Villkorsformatering och
ikoner som hastighetsmätare eller trafikljus förstärker det visuella intrycket
medan scorecards och dashboards kan användas för att kombinera olika typer av
information. Med systemets exportfunktioner krävs bara en knapptryckning för
att föra över tabeller och diagram till exempelvis Excel eller Powerpoint.
Integrerat med dina
system
Lösningen erbjuder integrationsmöjligheter med affärssystem,
tidrapporteringssystem och datalager eller som alternativ kan medarbetarna
uppdatera Mercur Business Control direkt via användarvänliga formulär.
Tidsuppföljningen är helt integrerad med systemets funktioner för budget och prognos, samt rapportering och analys, vilket möjliggör
jämförelse av utfall mot budget och prognos. Lösningen har en inbyggd
behörighetsstyrning så att användare i organisationen bara får ta del av
rapporter och data som man har rättigheter för.
Det går snabbt och enkelt att komma igång med Mercur Business
Control för tidsuppföljning. Lösningen bygger helt på standardfunktioner men
kan vid behov anpassas till specifika krav.
Med vårt smidiga system tillfredsställer ni användarnas
behov av att kunna se både de stora dragen och de små avvikelserna, dvs. att se
trender och sammanhang samtidigt som de kan drilla ner till enskilda
problemposter för närmare analys.