HSB ProjektPartner får mer tid för analys efter införandet av Mercur Business Control

HSB ProjektPartner arbetar med många stora projekt och har ett stort antal bolag inom koncernen. De valde att implementera Mercur Business Control för att undvika de manuella processerna med Excel och få säkrare information samt spara tid.

Bakgrund 

HSB ProjektPartner beslutade sig för att upphandla ett system för budget, analys och konsolidering under hösten 2010. Syftet var att få till en snabbare rapportering med säkrare siffror och mer tid över för analys. HSB arbetade tidigare med en hel del manuella processer med Excel som stöd samt ett system där få personer hade kompetensen att mata in data. Till detta fanns även behovet av att koncernkonsolideringen skulle effektiviseras och bli bättre. HSB ville få in konsolideringen i samma system som budget, prognoser och analyser men det fick inte göra så att konsolideringen blev mindre kraftfull eller effektiv. Systemet skulle även vara enkelt och pedagogiskt att använda då det är många olika parter som ska mata in data så som projektledare, controllers, ekonomichef och ledning/styrelse.

 

Mål med projektet 

  • Högre säkerhet på informationen i systemet för att undviker den manuella hanteringen i Excel med många egenkomponerade dokument.

  • Samla all information på ett och samma ställe för att kunna ta ut information som är uppdaterad och riktig. 

  • Minska den manuella hanteringen i Excel.

  • Snabbare rapportering och bättre rapporter för att öka tiden för analys och kunna göra fler analyser. 

  • Kunna aggregera informationen på ett smidigare sätt då HSB har 150 bolag i koncernen. 

 

Valet föll på Mercur Business Control 

HSB var noga med att utveckla en tydlig kravspecifikation och efter utvärdering av olika leverantörer föll valet på Mercur Solutions. En av de viktiga anledningarna till att valet föll på Mercur Business Control var användarvänligheten. Att det redan fanns ett samarbete med Aaro, som var HSBs blivande partner kring koncernrapportering och konsolidering, gjorde även valet lättare. Med hjälp av en konsult från Mercur skedde installationen och konstruktion av rapporter för balans- och resultaträkning samt projektuppföljning ur ett flertal perspektiv.

Mest nöjda med projektuppföljning 

Berit Hanson Landberg, Ekonomichef HSB ProjektPartner

Alla uppdrag som HSB ProjektPartner har sker i projektform och modellen för projektuppföljning i Mercur är en av de funktioner man är mest nöjd med. Projekten följer inte kalenderåret utan kan pågå under en längre tid, upp till flera år. Det består av många olika skeenden och beslutspunkter längs vägen. Allt från idé, budget per projekt till byggytan, antal sålda lägenheter och nyckeltal. Mercurs lösning för projektuppföljning är framtagen specifikt för HSB och är en process som succesivt utvecklats och förbättrats utifrån behov och önskemål. Projekten följs idag upp såväl enskilt som på region- och totalnivå, utifrån olika skeenden samt för respektive projektledare.

 

Jag känner mig mycket tryggare med det underlag som kommer in och har mer tid för analys. Istället för att lägga tid på att samla in data kan vi nu fokusera på fler viktiga analyser.

Berit Hanson Landberg, Ekonomichef HSB ProjektPartner

 

Webbaserat gränssnitt 

En viktig faktor som fick HSB ProjektPartner att välja uppgraderingen från Mercur Business Control 6 till BC 7 var det webbaserade gränssnittet. I och med att inrapporteringen sker från projektledare, externa bolag samt samarbetsföreningar ute i landet krävs det en enkelhet att komma år systemet vid inrapportering samt vid uttag av rapporter. Nu fungerar det snabbt och smidigt och har gjort det lättare för projektledarna att ha koll på alla delar i projektet. 

 

Koppling till Agresso 

Hos HSB är Mercur integrerat med affärssystemet Agresso som läser in samtliga transaktioner från huvudboken. Utfallen möjliggör uppföljning av verksamheten och nyttjas som underlag för budgetering och prognostisering. Det är även möjligt att se bakomliggande transaktioner och genom kopplingen till fakturaskanningssystemet BasWare har man tillgång till inskannade fakturor när man markerar en transaktion, vilket också ger utmärkt stöd för användarna när de gör bedömningar om framtida kostnader.

 

Tips på vägen 

Berit Hanson Landberg, Ekonomichef på HSB ProjektPartner, delar med sig av sina bästa tips.

  • Var noga med kravspecifikationen, tänk igenom de befintliga processerna och vad ni har för mål. 

  • Prioritera de olika delarna. Bättre att komma igång med den grundläggande delen innan man lägger till
    ytterligare processer.

  • Få med alla på tåget i ett tidigt skede. Det är bra om ledningen ställer höga krav och följer upp efterhand. 

  • Om det inte finns en tydlig projektledare internt med tid och resurser, ta in en duktig konsult som driver projektet framåt. 

  •  

Nästa steg hos HSB ProjektPartner 

Som nästa steg ser HSB en total verksamhetsuppföljning där all information från Aaro läses in i Mercur för att kunna följa upp på koncernnivå direkt i Mercur. Detta för att göra siffrorna tillgängliga för fler personer och möjliggöra mer ingående analyser. HSB vill även satsa på att utveckla likviditetsplanering då behovet av att förutse flödet av in- och utbetalningar vid olika tidpunkter är viktigt i de olika projekten för att kunna agera i tid om det behövs.

 

Mercurs lösning 

SYSTEM:

Mercur Business Control 7

PROCESSER:

Budgetering

Prognostisering

Analys

Koncernkonsolidering

Projektuppföljning

ÖVRIG INFORMATION
HSB använder Mercir Business Control med koppling mot Agresso och Aaro samt elektroniska fakturahanteringssystemet BasWare.

Om HSB ProjektPartner: 

BRANSCH:

Fastighet och bygg

OMSÄTTNING:

 1 676 miljoner kr

ANTAL ANSTÄLLDA:

 52

ÖVRIG BESKRIVNING
HSB ProjektPartner är HSBs gemensamma affärsbolag som ägs av de 31 regionala HSB-föreningarna. HSB ProjektPartner AB:s centrala uppgift är att genom produktion i partnerskap stödja byggande av bostäder till medlemmarna. Bolaget bedriver också verksamhet inom affärsområdena Inköp, Fastigheter, Finans och Försäkring.

Följ oss:

Kontakta oss:

Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Support: +46 (0)8-459 69 30

E-post:

Besök oss:

Mercur Solutions AB

Vretenvägen 13

SE-171 54 Solna

© 2016

Mercur Solutions AB

Org.nr 556288-6761

Powered by Dynamix CMS by Initiva
Kontakt