Bilia styr mot framtiden med Mercur Business Control för budgetering, prognos och analys

Bilia valde Mercur Business Control som en koncerngemensam lösning för budgetering, prognos och analys för såväl centrala funktioner som närmare 100 bilanläggningar i hela Norden.

Bakgrund och målformulering 

Bilias upphandling av system för verksamhetsstyrning och beslutsstöd föregicks av en intern process där man listat ett antal krav på den framtida lösningen. Det var viktigt att lösningen skulle kunna hantera såväl budget som prognos och analys inom ramen för samma system. Dessutom hade man ett övergripande önskemål om att Bilia på egen hand skulle kunna administrera lösningen. Detta innefattade även att det skulle finnas en dynamisk rapportgenerator som skulle vara så enkel att använda att Bilias systemadministratörer på egen hand skulle kunna skapa alla inmatningsblanketter och rapporter. Vidare ställdes krav på att lösningen skulle integreras med Bilias datalager med data bland annat från ekonomisystemet IFS samt erbjuda koppling till elektroniska fakturahanteringssystemen Invoicia och IFS E-fakt.

En lösning baserad på Mercur Business Control 

Efter en utvärdering av olika leverantörer föll valet på Mercur Solutions som fick i uppdrag att implementera lösningen initialt på det största bolaget i Sverige med 68 anläggningar, i Norge med 20 anläggningar samt på moderbolaget Bilia AB. Uppdraget omfattade standardapplikationen Mercur Business Control samt konsulttjänster för implementering av en lösning i en central Citrix-miljö för totalt 530 användare som kommer åt systemet via tunna klienter.

Integration med Bilias datalager 

Mercur inledde projektet med integrationen mot Bilias datalager och skapade ett gränssnitt för daglig automatisk uppdatering av Mercur med både data och kodplan. De olika koddelarna, dvs. konto, kostnadsställe, produkt och märke, samt deras skuggkoder, i form av olika grupperingar, underhålls utanför Mercur men uppdaterar Mercurs kodplan och hierarkier automatiskt. Det här var viktigt för Bilia då man använder dessa skuggkoder för att skapa raderna i sitt rapportpaket och på så sätt kunde förenkla konstruktionen och underhållet av rapporterna. Med Mercurs dynamiska rapporter kan man sedan ”drilla” från totalnivå via olika hierarkiska nivåer ner till enskilda transaktioner varifrån man även direkt kan visa inskannade fakturor. Detta ställer även krav på att lösningen klarar av att hantera Bilias volymer med mellan 15 och 20 miljoner transaktionsrader årligen.

”Mercur förenklar planeringsarbetet på alla nivåer. Användarna på våra anläggningar uppskattar att väldigt mycket är förberett med inbyggd logik för olika beräkningar. För controllers och chefer på olika nivåer innebär den automatiska konsolideringen tillsammans med de dynamiska rapporterna stora tidsbesparingar.”
Hans Bertéus, Koncerncontroller, Bilia AB

Driftstart enligt plan 

Efter en kort utbildning tog Bilias systemadministratörer över ansvaret för att skapa inmatningsformulär för budget, prognos och rapporter samt nyckeltalsanalyser. Projektet påbörjades i maj och systemet kunde användas för budgetprocessen med start i september samma år. 

Mercur Business Control hos Bilia idag 

Sedan lösningen driftsattes använder Bilia Mercur Business Control för budget och tre prognoser samt för löpande analys och uppföljning. Systemet genererar även en strukturerad utdatafil som underlag till koncernens system för legal konsolidering.

Genom att man använder Mercurs flerbolagslösning kan man arbeta med olika kodplaner i Sverige och Norge. Samtidigt som man har möjlighet att dela rapport- och blankettmallar ger detta även frihet att vid behov utveckla individuella rapporter för de olika marknaderna. Användarna uppskattar även att systemets menyer och texter både finns på Svenska och Norska och att systemet stödjer planering och analys i lokala valutor.

Bilia har även dragit nytta av Mercurs funktionalitet för att fördela ut gemensamma kostnader, t ex centrala verkstadskostnader, i flera steg via regioner ner till enskilda verkstäder. Systemets avancerade beräkningslogik lämpar sig även för att skapa regler för hur planerade intäkter inom en funktion genererar intäkter för andra funktioner, vilket till exempel kan illustreras av sambandet mellan nybilsförsäljning, leveransverkstad och tillbehör.

Framtidsplaner för Mercur hos Bilia 

Som nästa steg kommer Bilia att rulla ut Mercur till sina användare i ett antal nya bolag som förvärvats samt i Danmark där man driver ytterligare 8 anläggningar. 

Man har även planer på att skapat en koppling till lönesystemen Vivaldi och Agda varifrån man kommer att importera detaljerad personaldata för budget och prognos. Bilia utvärderar även möjligheten att använda Mercur för den löpande rapporteringen av ekonomiskt utfall samt att skapa en investeringsmodul som kopplas till den ekonomiska redovisningen.

Mercurs lösning 

SYSTEM:

Mercur Business Control

ANTAL ANVÄNDARE:

530st

PROCESSER:

Budgetering

Prognostisering

Uppföljning och analys

ÖVRIG INFORMATION
Bilia använder Mercurs funktionalitet för kostnadsfördelningar i flera steg samt för att skapa logiska samband avseende intäkter och kostnader mellan olika funktioner. Systemet är integrerat med Bilias datalager.

 

Om Bilia: 

 BRANSCH:

 Försäljning och service av personbilar och transportbilar

 OMSÄTTNING:

20 443 Mkr

 ANTAL ANSTÄLLDA:

3 374st

ÖVRIG BESKRIVNING 

Bilia är Nordens största bilkedja med en ledande position inom service och försäljning av personbilar och transportbilar samt tilläggstjänster. Koncernen har 102 anläggningar i Sverige, Norge och Danmark samt en internetbaserad auktionssajt i Sverige, Netbil. 

Bilia har ett väl utvecklat sortiment av tjänster och produkter inom Serviceaffären, som omfattar verkstadstjänster, reservdelar, butiksförsäljning och försäljning av drivmedel. Fordonsaffären omfattar försäljning av nya och begagnade personbilar, transportbilar, kundfinansiering och tilläggstjänster. Bilia säljer personbilar från Volvo, Renault, Ford, Hyundai, Dacia, Honda, BMW och Mini samt transportbilar från Renault, Ford och Hyundai samt motorcyklar från BMW.

Följ oss:

Kontakta oss:

Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Support: +46 (0)8-459 69 30

E-post:

Besök oss:

Mercur Solutions AB

Vretenvägen 13

SE-171 54 Solna

© 2016

Mercur Solutions AB

Org.nr 556288-6761

Powered by Dynamix CMS by Initiva
Kontakt