En branschlösning för planering och uppföljning i mötesbranschen 

Företagsgruppen Welcome Hotel har med Mercur Busines Control skapat en komplett branschlösning för verksamhetsstyrning och beslutsstöd för hotell-, konferens- och restaurangverksamhet. Welcome Hotel-gruppen driver en framgångsrik hotell-, restaurang- och konferensverksamhet i nordöstra Stockholm. WelcomeGruppen grundades 1985 av entreprenörerna Claes och Catharina Roos.

Nya möjligheter med Mercur 

Under en period med hög tillväxt anställdes en person med tidigare erfarenhet av Mercur Business Control. Med vetskap om att med rätt systemstöd skapa möjligheter att rationalisera de administrativa processerna var det inte svårt att ta fram förslag för att erhålla stöd från ledningen att implementera Mercur Business Control, initialt för ekonomisk planering, uppföljning och analys. 

”Baserat på Mercurs anpassningsbara flexibla standardapplikation Mercur BC har vi på Welcome Hotel tillsammans med Mercurs konsulter tagit fram en branschlösning där vi kan hantera all form av planering och uppföljning inom våra tre verksamhetsområden hotell, restaurang och konferens.”
Claes Roos, grundare av WelcomeGruppen tillsammans med Lena Sander, hotelldirektör.

En branschlösning baserad på Mercur Business Control 

Projektet inleddes med att man byggde ett gränssnitt mot det dåvarande ekonomisystemet Scala, numera utbytt mot Hogia. Utfall importeras för alla företag i gruppen, Welcome Hotel Barkarby AB, Wärdshuset Lasse Maja AB, Welcome Hotel i Sverige samt Welcome Fastighets AB. Den totala sammanställningen görs sedan för WelcomeGruppen. Inläsning och konsolidering av olika nivåer kan ske helt automatiskt vilket eliminerar mycket manuellt arbete och leder till stora tidsvinster vid rapporteringen. 

Alla rapporter är dessutom dynamiska så att man kan djupanalysera från totalnivå, till företagsnivå, verksamhetsgren, enskilda kostnadsställen osv. 

Budgetering och uppföljning av nyckeltal 

Resultatuppföljningen sker ända ner på dagnivå och inkluderar branschspecifika nyckeltal bl.a. ARR (Average Room Rate), RevPAR (Revenue Per Available Room) och beläggningsgrad. Dessutom räknar systemet fram viktiga nyckeltal såsom intäkter per restauranggäst och konferenslokal, restaurangförsäljning per rum, tvätt per rum med mera. När det gäller personalkostnader generar systemet nyckeltal som personalkostnad per sålt rum och per gäst samt antal sålda rum per arbetad timme.

Förutom den traditionella budgeteringen per konto budgeteras parametrar för nyckeltal – som antal hotellgäster, antal disponibla och sålda rum – i en särskild blankett. Dessa ställs i sin tur mot utfall för dessa parametrar, vilka manuellt registreras i Mercur.

Nyckeltal för benchmarking 

Mercur Business Control stödjer även framtagandet av generella nyckeltal för benchmarking, vilka definierats av branschorganisationen SHR. Ett exempel som kan nämnas är täckningsbidrag efter, för hotelldirektören, ej påverkbara kostnader som t.ex. finansieringskostnad för fastigheten, avskrivningar och andra kostnader. 

Rullande prognoser 

Tack vare det inbyggda stödet för rullande prognoser har en kontinuerlig och mer aktuell styrning blivit möjlig med förbättrad flexibilitet som följd. Prognoserna löper kvartalsvis och Mercur stödjer både historik och nuläge.

Nästa steg 

Trots att Welcome Hotel redan uppnått stora effektivitets- och kvalitetsvinster med Mercur Business Control ser man stora möjligheter att vidareutveckla lösningen och koppla Mercur mot sina verksamhetssystem.

Genom att koppla Mercur mot tidsredovisningssystemet XE-tid från SoftOne kommer man att få bättre underlag för en detaljerad för personalbudgetering, och genom koppling mot bokningssystemet HotSoft från Hoist erhåller man säkrare prognoser. Dessutom kommer man att integrera Mercur med restaurangsystemet MICROS för planering och uppföljning av restaurangverksamheten. 

Mercurs lösning 

SYSTEM:

Mercur Business Control

PROCESSER:

Budgetering

Prognostisering

Tidrapportering (planerad)

Personalbudgetering (planerad)

Restaurangbudgetering (planerad)

Rapportering

Analys

ÖVRIG INFORMATION
Welcome Hotel använder Mercur Business Control med koppling till Hogia Ekonomi. Ytterligare integrationer med flera verksam-hetssystem som t ex bokningssystemet HotSoft från Hoist och restaurangsystemet Micros är planerade.

Om Welcomegruppen: 

 BRANSCH:

 Hotell-, restaurang- och konferensverksamhet

 OMSÄTTNING:

 ca 44 miljoner kr

 ANTAL ANSTÄLLDA:

 29st

 ANTAL RUM:

 158st

ÖVRIG BESKRIVNING 

Welcome Hotel och Wärdshuset Lasse Maja är beläget endast 18 km från Stockholms City och 25 km från Arlanda flygplats. Welcome Hotel var vid invigningen 1985 Sveriges första ekonomihotell och har efter SHRs hotellklassificering 2003 tilldelats 3 stjärnor.

Efter en totalrenovering år 2008 finns här nu 158 rum, 9 konferenslokaler, grupprum, en bistro, ett separat gym samt två hotellvillor för långtidsboende.

Hotellet och intilliggande Barkarby Gård med restaurangen Wärdshuset Lasse Maja från 1671, Tingshuset från 1718 samt nybyggda Konferenslokalerna Stallet och Loftet ägs och drivs av Claes och Catharina Roos.

Följ oss:

Kontakta oss:

Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Support: +46 (0)8-459 69 30

E-post:

Besök oss:

Mercur Solutions AB

Vretenvägen 13

SE-171 54 Solna

© 2016

Mercur Solutions AB

Org.nr 556288-6761

Powered by Dynamix CMS by Initiva
Kontakt