Verksamhetsstyrning för alla medarbetarkategorier

Lösningen för nya krav och önskemål 

Efter en noggrann analys av många system för verksamhetsstyrning föll valet på systemet Business Control från Mercur. Bengt Linnaeus, Controller, som idag är ansvarig för systemet hos Bonnierförlagen menar att löftet om en extremt snabb implementering (som senare infriades) var avgörande men att man idag sätter högre värde på systemets egenskaper.

Flexibiliteten hos Mercur Business Control har inneburit att man kunnat utveckla systemet i linje med förändrade processer och nya krav på ekonomisk styrning. På överordnad nivå har den tidigare detaljerade budgeteringen och prognostiseringen ersatts av styrning mot måltal och av rullande prognoser. Bengt Linnaeus är särskilt nöjd med de flexibla kolumnmallarna som kan ändras för rullande 12-månadersprognoser eller för tertialboksluten.

Mercur Business Control används inte bara av den centrala controlling-funktionen utan även av ca 10 förlag och 10 bokklubbar, med olika krav på varianter av styrmodeller utifrån egna behov och mognad. De uppskattar att Mercur Business Control medger att de olika bolagen kan utveckla sina processer individuellt och i sin egen takt.

Verksamhetsnära planering 

Alla förlag och bokklubbar har en egen resultaträkning medan resultateffekter av balansposter såsom varulager och kundfordringar allokeras med fördelningsnycklar. För förlag och bokklubbar har dock den operativa planeringen och analysen med Business Control medfört fler fördelar än den rent räkenskapsmässiga, vilket inneburit att systemet blivit ett dagligt stöd för t.ex. redaktörer och förläggare. 

Dessa nya intressenter använder idag Business Control för att göra både förkalkyler och efterkalkyler ner på enskilda titlar, s.k. ISBN-nummer. Samtidigt pekar Bengt Linnaeus på att för- och efterkalkylerna även används av marknadsavdelningen och företagsledningen.

Analys ner till inskannad faktura 

Gemensamt för alla användare av Business Control är tillgången till aktuell information på rätt nivå för olika typer av beslut. Systemet uppdateras varje kväll med ny information ner till enskilda transaktioner och användaren kan med valfri rapport välja djupanalys (drill-down) till relevant nivå eller direkt till lägsta transaktionsnivå.

Mercur Business Control - ett system i ständig utveckling 

Bonnierförlagen uppgraderade nyligen sitt system till den senaste versionen av Business Control. Detta har framför allt inneburit förbättringar för uppföljningen ned på detaljer, vilket även underlättas av förbättrade söknings- och sorteringsfunktioner. 

Bengt Linnaeus tycker även att det har blivit betydligt enklare att underhålla rapporter och att användargränssnittet är modernare. Dessutom har konsolideringen blivit ännu enklare genom att den nu sker helt automatiskt så snart databasen uppdateras med ny information. 

Bonnierförlagen drar även nytta av det nya åtkomstsättet Web Deploy som låter användarna starta sin Business Control session från en ikon på Bonnierförlagens intranät. Web Deploy tar hand om såväl den första klient-installationen som löpande versionsuppgraderingar för användarna. 

Med över 100 användare i Business Control innebär detta en stor arbetsbesparing för IT-avdelningen.

Nästa steg hos Bonnierförlagen 

Inför framtiden ser Bonnierförlagen en fortsatt utveckling av Business Control för den operativa uppföljningen. Bland annat vill bokklubbarna kunna analysera operativa nyckeltal från sitt order- och distributionssystem. 

Köpbeteenden hos kunderna kommer att analyseras för att optimera framtida bokklubbserbjudanden. Bengt Linnaeus ser många möjligheter i vad man kan åstadkomma med Mercur Business Control, ibland med stöd av Mercurs erfarna konsulter. 

Systemet som ursprungligen inköptes för en ganska standardmässig budget- och prognosprocess underlättar idag arbetet för mångamedarbetarkategorier hos Bonnierförlagen och fortsätter att utvecklas till en allt mer integrerad del i den dagliga verksamhetsstyrningen.