Mercur Start

Enklare planering och bättre analys på alla nivåer hos Stockholms Universitet

Sedan Mercur infördes har Stockholms Universitet nu en gemensam lösning för all budgetering, prognostisering, rapportering och analys för universitetets 270 användare. Utöver den centrala ekonomifunktionen används Mercur främst av ekonomihandläggare på institutionerna och av universitetets fakultetscontrollers. 

Olika modeller, lösningar och arbetssätt ledde till brist på överblick av verksamheten 

Innan Mercur infördes hos Stockholms Universitet varierade tidigare lösningar för planering och uppföljning väldigt mycket eftersom institutionernas chefer, dvs. prefekterna och deras ekonomihandläggare hade utvecklat egna modeller för sin styrning. Det fanns inget gemensamt arbetssätt och ingen gemensam lösning för planering och uppföljning, vilket i sin tur ledde till att de fakultetscontrollers som ansvarar för många institutioner hade svårt att få en samlad överblick över verksamheten. Ju högre upp i organisationen man kom desto svårare blev det att få en konsoliderad bild av verksamheten. Många rapporter och budgetar från olika delar av organisationen var inte jämförbara.

Samtidigt var det inte lätt att förklara mervärdet av gemensamma verktyg och lösningar för medarbetare vars främsta fokus är utbildning och forskning inom sina specialistområden. Därför behövde man ett system som var lätt att förstå och som medförde konkreta fördelar ute i organisationen. 

 

Valet föll på Mercur 

När Stockholms Universitet konstaterat att de behövde ett gemensamt system följde upphandlingen de vanliga stegen med kravspecifikation, utvärdering av alternativa leverantörer och beslut. Man upplevde att Mercur bäst kunde hantera krav och önskemål och att lösningen även höll sig inom de fastlagda kostnadsramarna.

 

En gemensam lösning för gemensamma arbetssätt 

Sedan Mercur infördes för några år sedan har man nu en gemensam lösning för all budgetering, prognostisering, rapportering och analys för universitetets 270 användare. Utöver den centrala ekonomifunktionen används Mercur främst av ekonomihandläggare på institutionerna och av universitetets fakultetscontrollers. 

Genom kopplingar till ekonomisystemet, lönesystemet och anläggningsregistret har användarna all den information de behöver för planering och uppföljning. Det här innebär t ex att användarna bara behöver komplettera med personalförändringar och nyinvesteringar när de budgeterar. Något som också uppskattas är projektdatabasen som bland annat ger stöd för att följa upp alla aktiva projekt per forskare och analysera utfall mot budget. Här kan man även få fram annan information som t ex hur länge man disponerar forskningsmedlen.

 

Tidigare kunde en controller på t ex humanistiska fakulteten lägga flera dagar per månad för att sammanställa sina institutioner och få en avvikelserapport, något som idag sker med en knapptryckning.

Stockholms Universitet

Tidsbesparingar och förbättrad analys 

De fördelar man upplevt sedan införandet av Mercur rör sig framför allt om tidsbesparingar på alla nivåer. Universitetets fakultetscontrollers spar väldigt mycket tid vid sammanställning och analys av sina institutioner. De uppskattar att systemet är lättöverskådligt och flexibelt bl. a genom att de kan djupanalysera ned till valfri nivå, inklusive transaktioner, med drill-down i rapporterna. Mercur har på det här sättet tydliggjort organisationsstrukturen för användarna, vilket man inte fick stöd för i sin tidigare lösning. Sammantaget kan man säga att den gemensamma lösningen förbättrat analysen på alla nivåer.

 

Fortsatt utveckling av Mercur 

Nästa steg är att skapa mer automatik för att allokera ut gemensamma kostnader och förbättra elimineringen av internhandel. Dessutom kommer man att dra nytta av förbättrade kommentarsmöjligheter och djupanalys på kolumntotaler, vilket finns som standard i den senaste versionen. Mycket av utvecklingen kan universitetet göra själva men de uppskattar att de snabbt kan få hjälp av Mercurs konsulter när de behöver stöd.

 

Mercurs lösning 

SYSTEM:

Mercur Business Control 

ANTAL ANVÄNDARE:

Ca 270st

PROCESSER:

Budgetering

Investerings- och personalplanering

Prognostisering

Rapportering

ÖVRIG INFORMATION
Planering och uppföljning sker ned på enhetsnivå och på aktiviteter som t ex grundutbildning, forskarutbildning och forskning. Stockholms Universitet kan även följa upp finansieringsform t ex anslagsfinansiering, bidragsfinansiering eller EU-medel, vilket är väldigt viktiga begrepp för att få kontroll över vår verksamhet.

Om STOCKHOLMS UNIVERSITET: 

BRANSCH:

Utbildning

ANTAL STUDENTER:

70 000 studenter och 1 800 doktorander

ANTAL ANSTÄLLDA:

Ca 5 000

ÖVRIG BESKRIVNING
Stockholms universitet är ett av landets största universitet och en av huvudstadens största arbetsgivare. Studenterna kan välja mellan 200 program och mer än 1 900 fristående kurser inom fakulteterna humaniora, juridik, naturkunskap och samhällsvetenskap. Stockholms universitet har landets största samlade forskning inom naturvetenskap, humaniora och samhällsvetenskap och har världsledande forskning inom ett flertal områden.

Följ oss:

Kontakta oss:

Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Support: +46 (0)8-459 69 30

E-post:

Besök oss:

Mercur Solutions AB

Vretenvägen 13

SE-171 54 Solna

© 2018

Mercur Solutions AB

Org.nr 556288-6761

WEBBPLATSKARTA

Powered by Dynamix CMS by Initiva
Kontakt