Enklare planering och bättre analys på alla nivåer

Sedan Mercur infördes har Stockholms Universitet nu en gemensam lösning för all budgetering, prognostisering, rapportering och analys för universitetets 270 användare. Utöver den centrala ekonomifunktionen används Mercur främst av ekonomihandläggare på institutionerna och av universitetets fakultetscontrollers. 

Olika modeller, lösningar och arbetssätt ledde till brist på överblick av verksamheten 

Innan Mercur infördes hos Stockholms Universitet varierade tidigare lösningar för planering och uppföljning väldigt mycket eftersom institutionernas chefer, dvs. prefekterna och deras ekonomihandläggare hade utvecklat egna modeller för sin styrning. 

Det fanns inget gemensamt arbetssätt och ingen gemensam lösning för planering och uppföljning, vilket i sin tur ledde till att de fakultetscontrollers som ansvarar för många institutioner hade svårt att få en samlad överblick över verksamheten. 

Ju högre upp i organisationen man kom desto svårare blev det att få en konsoliderad bild av verksamheten. Många rapporter och budgetar från olika delar av organisationen var inte jämförbara.

Samtidigt var det inte lätt att förklara mervärdet av gemensamma verktyg och lösningar för medarbetare vars främsta fokus är utbildning och forskning inom sina specialistområden. Därför behövde man ett system som var lätt att förstå och som medförde konkreta fördelar ute i organisationen. 

Tidigare kunde en controller på t ex humanistiska fakulteten lägga flera dagar per månad för att sammanställa sina institutioner och få en avvikelserapport, något som idag sker med en knapptryckning.

Stockholms Universitet

Valet föll på Mercur 

När Stockholms Universitet konstaterat att de behövde ett gemensamt system följde upphandlingen de vanliga stegen med kravspecifikation, utvärdering av alternativa leverantörer och beslut. Man upplevde att Mercur bäst kunde hantera krav och önskemål och att lösningen även höll sig inom de fastlagda kostnadsramarna.

En gemensam lösning för gemensamma arbetssätt 

Sedan Mercur infördes för några år sedan har man nu en gemensam lösning för all budgetering, prognostisering, rapportering och analys för universitetets 270 användare. Utöver den centrala ekonomifunktionen används Mercur främst av ekonomihandläggare på institutionerna och av universitetets fakultetscontrollers. 

Genom kopplingar till ekonomisystemet, lönesystemet och anläggningsregistret har användarna all den information de behöver för planering och uppföljning. Det här innebär t ex att användarna bara behöver komplettera med personalförändringar och nyinvesteringar när de budgeterar. 

Något som också uppskattas är projektdatabasen som bland annat ger stöd för att följa upp alla aktiva projekt per forskare och analysera utfall mot budget. Här kan man även få fram annan information som t ex hur länge man disponerar forskningsmedlen.

Tidsbesparingar och förbättrad analys 

De fördelar man upplevt sedan införandet av Mercur rör sig framför allt om tidsbesparingar på alla nivåer. Universitetets fakultetscontrollers spar väldigt mycket tid vid sammanställning och analys av sina institutioner. 

De uppskattar att systemet är lättöverskådligt och flexibelt bl. a genom att de kan djupanalysera ned till valfri nivå, inklusive transaktioner, med drill-down i rapporterna. Mercur har på det här sättet tydliggjort organisationsstrukturen för användarna, vilket man inte fick stöd för i sin tidigare lösning. 

Sammantaget kan man säga att den gemensamma lösningen förbättrat analysen på alla nivåer.

Fortsatt utveckling av Mercur 

Nästa steg är att skapa mer automatik för att allokera ut gemensamma kostnader och förbättra elimineringen av internhandel. Dessutom kommer man att dra nytta av förbättrade kommentarsmöjligheter och djupanalys på kolumntotaler, vilket finns som standard i den senaste versionen. 

Mycket av utvecklingen kan universitetet göra själva men de uppskattar att de snabbt kan få hjälp av Mercurs konsulter när de behöver stöd.

Mercurs lösning

System: Mercur Business Control
Antal användare: Ca 270 st
Processer: Budgetering, Investerings- och personalplanering, Prognostisering och Rapportering

Övrigt: Planering och uppföljning sker ned på enhetsnivå och på aktiviteter som t ex grundutbildning, forskarutbildning och forskning. Stockholms Universitet kan även följa upp finansieringsform t ex anslagsfinansiering, bidragsfinansiering eller EU-medel, vilket är väldigt viktiga begrepp för att få kontroll över vår verksamhet.

Kort om universitetet: Stockholms Universitet är ett av landets största universitet och en av huvudstadens största arbetsgivare. Studenterna kan välja mellan 200 program och mer än 1 900 fristående kurser inom fakulteterna humaniora, juridik, naturkunskap och samhällsvetenskap. Stockholms universitet har landets största samlade forskning inom naturvetenskap, humaniora och samhällsvetenskap och har världsledande forskning inom ett flertal områden..

Antal studenter: 70 000 studenter och 1 800 doktorander
Antal anställda: ca 5 000 

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

 

Mercur Solutions AB

Mercur Solutions AB är ett svenskt företag som har över 40 års erfarenhet av att leverera lösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Vi är marknadsledande och skapar kundvärde i form av bättre resultat och högre effektivitet.

 

Huvudkontor Solna

Mercur Solutions AB
Vretenvägen 13, SE-171 54 Solna
Telefon: +46 (0)-459 69 00

Kontor Malmö

Adelgatan 21, SE-211 22 Malmö

Kontor Göteborg

Östra Hamngatan 17, SE-411 10 Göteborg

United Kingdom

Ocean House, The Ring, Bracknell RG12 1AX, United Kingdom