Enklare planering och bättre analys på alla nivåer

Valet föll på Mercur 

När Stockholms Universitet konstaterat att de behövde ett gemensamt system följde upphandlingen de vanliga stegen med kravspecifikation, utvärdering av alternativa leverantörer och beslut. Man upplevde att Mercur bäst kunde hantera krav och önskemål och att lösningen även höll sig inom de fastlagda kostnadsramarna.

En gemensam lösning för gemensamma arbetssätt 

Sedan Mercur infördes för några år sedan har man nu en gemensam lösning för all budgetering, prognostisering, rapportering och analys för universitetets 270 användare. Utöver den centrala ekonomifunktionen används Mercur främst av ekonomihandläggare på institutionerna och av universitetets fakultetscontrollers. 

Genom kopplingar till ekonomisystemet, lönesystemet och anläggningsregistret har användarna all den information de behöver för planering och uppföljning. Det här innebär t ex att användarna bara behöver komplettera med personalförändringar och nyinvesteringar när de budgeterar. 

Något som också uppskattas är projektdatabasen som bland annat ger stöd för att följa upp alla aktiva projekt per forskare och analysera utfall mot budget. Här kan man även få fram annan information som t ex hur länge man disponerar forskningsmedlen.

Tidsbesparingar och förbättrad analys 

De fördelar man upplevt sedan införandet av Mercur rör sig framför allt om tidsbesparingar på alla nivåer. Universitetets fakultetscontrollers spar väldigt mycket tid vid sammanställning och analys av sina institutioner. 

De uppskattar att systemet är lättöverskådligt och flexibelt bl. a genom att de kan djupanalysera ned till valfri nivå, inklusive transaktioner, med drill-down i rapporterna. Mercur har på det här sättet tydliggjort organisationsstrukturen för användarna, vilket man inte fick stöd för i sin tidigare lösning. 

Sammantaget kan man säga att den gemensamma lösningen förbättrat analysen på alla nivåer.

Fortsatt utveckling av Mercur 

Nästa steg är att skapa mer automatik för att allokera ut gemensamma kostnader och förbättra elimineringen av internhandel. Dessutom kommer man att dra nytta av förbättrade kommentarsmöjligheter och djupanalys på kolumntotaler, vilket finns som standard i den senaste versionen. 

Mycket av utvecklingen kan universitetet göra själva men de uppskattar att de snabbt kan få hjälp av Mercurs konsulter när de behöver stöd.