Effektivare planering och uppföljning hos Mellanskog med navigerbara dashboards 

Mellanskog har utvecklat ett grafiskt tilltalande och lättanvänt system med tydliga navigerbara dashboards, vilket passar användare med varierad systemvana i hela organisationen. Mercur Business Control används för budget, prognos, månadsrapportering, kontraktsuppföljning, kunduppföljning och analys. Efter införandet av Mercur är tidsbesparingen stor och alla ansvariga medarbetare har nu tillgång till rätt siffror i rätt tid. 

Om Mellanskog 

Mellanskog är en skogsägarförening med verksamhetsområde från Gotland i söder till Härjedalen i norr. De är ett fullserviceföretag som erbjuder allt från avverkning, skogsskötsel, skoglig rådgivning och planering till ekonomiska tjänster tillsammans med samarbetspartners. Mellanskog är en kooperation som ägs av 27 000 medlemmar från 40 länder och omsätter ca 3,5 miljarder kronor.

Målet med föreningen är att alla föreningens medlemmar ska få så bra betalt som möjligt för sin skog, hjälp med att förhandla och organisera avverkning samt få råd och hjälp vid händelser som brand/storm mm.

Bakgrund 

Som många etablerade företag hade vi äldre verktyg för planering och uppföljning, berättar Björn Fredriksson som är controller på Mellanskog. Skogsbruket i sin helhet är väldigt modernt och digitaliserat med den senaste tekniken men det gällde inte för ekonomifunktionen. Pengar till digitaliseringen har gått till skogsbruket inte till bokföring, ekonomi och verksamhetsstyrning. Vi satt i gamla system och jobbade mycket med Excel där resultat, analys, budget och prognoser gjordes manuellt. Det infördes till och med ett förbud mot att lägga upp nya konton då det kunde förstöra Excelmallen. 

Utmaningarna 

Vi hade helt enkelt föråldrade och ineffektiva system som inte jobbade för oss och gav oss det underlag vi behövde, fortsätter Björn. Systemet blev mer och mer personberoende vilket gav upphov till att kunskap försvann när någon slutade. Excelarken blev större och mer tidskrävande att hantera. Även riskerna för fel i Excelarken med alla dess formler ökade, vilket gjorde att vi behövde lägga tid på felsökning i stället för analys vid till exempel budget- eller prognosarbetet. 

Det var svårt att hantera behoven av nya och snabbare processer samt bättre ekonomisk uppföljning och planering ute i företaget. Det här ledde till att vi aldrig hann komma fram till fasen där vi kunde analysera siffrorna. Vi la för mycket tid på att få ihop siffrorna genom inhämtning från olika filer och inmatning i stället för att förstå dem så att de kunde ge oss ett värde i organisationen. 

Samlad lösning för rapportering/analys och budget/prognos

Vi kom fram till att vi behövde göra något. Våren 2018 bestämde vi oss för att byta till ett affärssystem som vi hoppades kunde lösa allt. Vi började med att göra studiebesök hos olika företag och kom då fram till att vi i stället behövde införa ett systemstöd som hakar på efter affärssystemet, där vi kan jobba med att göra bättre analys och lägga in budget och prognos.

Vi genomförde en upphandling under sommaren 2019 och redan i september tog vi beslut om vilka vi valde att jobba vidare med. Projektet fick namnet BiBop (Business Intelligence, Budget och Prognos) 

Målet med projektet var att kunna göra ekonomisk analys centralt för att snabbt kunna förstå vad som gick bra och sämre ute i organisationen. Vi ville även att det i högre grad skulle kunna ske ute i organisationen där man skulle kunna hitta svaren själva. Ett annat mål vi hade var att få bättre struktur på budget- och prognosarbetet. En viktig faktor var även att alla skulle få samsyn och se samma saker samtidigt på ett snyggt och pedagogiskt sätt. 

Valet föll på Mercur 

Vi valde att göra en POC, Proof of Concept, där Mercur snabbt kom tillbaka med den data vi skickat och visade hur vi skulle kunna jobba. Vi upplevde Mercur som den leverantör med bäst funktionalitet och snabbast återkoppling. Vi gillade att Mercur Business Control är en standardprodukt med en stor kundbas och kände att de konsulter vi träffade var professionella och förtroendeingivande. Kostnadsbilden var rimlig och det var en bra etablerad molnlösning, berättar Björn Fredriksson på Mellanskog vidare. 

Med hjälp av Mercur har vi fått en mer detaljerad budget som bidrar till att uppföljningen kan göras på ett smidigare sätt än tidigare. Detta tillsammans med möjligheten att koppla samman kontraktsdata och huvudboksdata utgör två funktioner som är till stor nytta för oss i vårt framtida analysarbete.

Björn Fredriksson, Controller, Mellanskog

Björns bästa tips! 

  • Vi förstod problemet och gav oss in på rätt resa, inte valet att byta affärssystem som vi först trodde var rätt väg att gå.

  • Vi upplevde det som mycket givande att göra studiebesök och se vad andra gjorde. Vi hittade inspiration från andra branscher som vi sen applicerade i systemet. 

  • Vi valde att ta in en extern projektledare som kunde koordinera och hålla möten hjälpte oss att hålla deadlines och ha bra styrfart på projektet.

 

  • Det var rätt tidpunkt - vi var mogna att prova processen.

  • Vi valde att återanvända och bygga upp de bra saker vi tagit fram sedan tidigare. 

  • Vi lät organisationen vara med och tycka till. Alla var överens, vilket gjorde att utrullningen var mycket lättare. 

 

Hur jobbar vi i Mercur?

På Mellanskog använder vi Mercur Business Control för budget, prognos, månadsrapportering, kontraktsuppföljning, kunduppföljning och analys. Användarna består av alla våra chefer och budgetansvariga inom organisationen. Vi har byggt upp vår lösning i Mercur med grundtanken om att det ska vara lätt för alla användare att hitta sin data direkt från startsidan i Mercur, vilken är uppbyggd som en navigerbar dashboard. Det bidrar till att alla får samma bild på en gång, vi är helt enkelt överens om hur läget är. 

Vi har byggt upp hela lösning kring tre olika områden som man alltid hittar till genom tydlig navigering via ikoner på startsidan: 

  • Verksamhetsområden - som står för produktionen och kontakt med medlemmarna

  • Marknad - med kunder och produkter 

  • Overhead - som är resultat, balansräkning, konton mm

Under de olika områdena kan man sedan fördjupa sig och hitta aktuella och relevanta data ner på minsta nivå antingen per produkt eller kund. Vi valde att hålla det så grafiskt som möjligt med många diagram, grafer och kartor per geografiskt område för enklare överblick. 

Det går snabbare att analysera i bilder än siffror.

Användare av Mercur på Mellanskog

De största vinsterna med Mercur 

  • Snabbare processer inom ekonomiområdet med bättre styrning 

  • Ett effektivt verktyg som har frigjort tid för kvalificerad analys

  • Bättre analysverktyg som ger mer och tydligare information om verksamheten till alla

  • Mindre personberoende och tryggare 

  • Nöjdare användare som kan jobba i ett enkelt och pedagogiskt verktyg 

  • En utvecklingsbar lösning som kan möta våra framtida behov

Mercurs lösning

Processer: Budget, prognos, månadsrapportering, kontraktsuppföljning, kunduppföljning och analys
Införandet av Mercur: Upphandling under sommaren 2019 och systemet var i gång under hösten 2019. 

Kort om företaget: Mellanskog är en skogsägarförening med verksamhetsområde från Gotland i söder till Härjedalen i norr. De är ett fullserviceföretag som erbjuder allt från avverkning, skogsskötsel, skoglig rådgivning och planering till ekonomiska tjänster tillsammans med samarbetspartners. Mellanskog är en kooperation som ägs av 27 000 medlemmar från 40 länder och omsätter ca 3,5 miljarder kronor.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

 

Mercur Solutions AB

Mercur Solutions AB är ett svenskt företag som har över 40 års erfarenhet av att leverera lösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Vi är marknadsledande och skapar kundvärde i form av bättre resultat och högre effektivitet.

Huvudkontor Solna

Mercur Solutions AB
Vretenvägen 13, SE-171 54 Solna
Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Kontor Malmö

Stortorget 3, SE-211 22 Malmö

Kontor Göteborg

Kyrkogatan 24, SE-411 15 Göteborg

United Kingdom

Ocean House, The Ring, Bracknell RG12 1AX, United Kingdom