Saabs resa in i framtiden med Mercur Business Control 

Bakgrund

Saab Aeronautics i Linköping skulle ersätta ett gammalt kontraktssystem och hade beslutat att utveckla en egen applikation i sitt befintliga system. Styrgruppen hade valt väg och var på väg att upphandla den nya applikationen då ett telefonsamtal från Mercur ändrade riktningen. Det slutade med att Saab valde att köpa in Mercur.

Orsaken till att ett nytt system behövdes var att det befintliga systemet var jämnårigt med Gripenprojektet. Systemet var ett 35 årigt en-användarsystem utan möjlighet till utveckling och modernisering. Samtidigt som Gripen letade nytt stödsystem identifierades också ett behov av ett Business Intelligence System för affärsområdets ekonomiavdelning.

Saab Aeronautics hade två behov, dels att kunna hantera det enskilda kontraktet/affären för progressrapportering till kunden och för styrning internt på Saab, dels att kunna sammanställa och analysera affärsplan, budget och prognos för alla kontrakt inom affärsområdet.

Mercur tillgodosåg båda behoven.Vid införandet av Mercur skapades en arbetsgrupp bestående av en projektledare och två delprojektledare med ansvar för var sin del, Ulrika Klaar, Business Management Gripen och Cecilia Wilhelmsson, Controller på affärsområdet ekonomiavdelning på Saab Aeronautics.

Manuell tidskrävande process i Excel

Aeronautics, som är ett affärsområde inom Saab, behövde också ha information om status i kontrakten, men ur ett annat perspektiv. Saabs kontrakt är oftast omfattande både avseende verksamhet och tid, de kan ses som ”företag i företaget”. Resultatet per kontrakt följs ned till bruttoresultat, dessutom följs cashflow upp och vissa balansposter.

Innan Mercur infördesvar detta en manuell process med Excel som stöd. För att få fram budget och prognos för alla kontrakt fanns det ca 70 filer med 15 flikar i varje som länkades ihop till en sammanställning. Det var mycket handarbete och risk för felaktiga summeringar. 

Analysen av den insamlade informationenvar också tidskrävande. Här behövdes ett stödsystem för att samla in data till affärsplan, budget och prognos samt för att kunna analysera utfall i förhållande till budget och prognoser.

Vinster med Mercur

De största vinsterna Saab har upplevt med Mercur är att de fått effektivare och mer kvalitetssäkrade processer samt bättre analysmöjligheter. 

Mindre Excelarbeteoch standardiserade formulär har snabbat upp processen med flera veckor. Informationen i systemet ”ägs” av den som matar in den och alla har tillgång till informationen. Detta är långt ifrån den tidigare situationen då data flyttades manuellt från Excel till en-användarsystemet och där endast en person kunde ta fram rapporter. 

Analysmöjligheterna har blivit bättre och snabbare. Summering kan ske på olika nivåer, det går att skära informationen på olika sätt och det finns drill-down-funktionalitet. Vinsterna finns både på ekonomiavdelningen och för controllers ute i verksamheten. 

Mercurs lösning

Processer: Kontraktshantering, budgetering, prognostisering, analys, affärsplan
Införandet av Mercur: Start under januari 2013 och systemet började användas skarpt i augusti 2013.