Saabs resa in i framtiden med Mercur Business Control 

Hur skulle det befintliga systemet för kundkontrakten i Gripenprojekten ersättas? Efter många års diskussioner föll valet på Mercur. Efter att första steget implementerats, infördes Mercur även som stöd för analys, budget och prognos.

Bakgrund

Saab Aeronautics i Linköping skulle ersätta ett gammalt kontraktssystem och hade beslutat att utveckla en egen applikation i sitt befintliga system. Styrgruppen hade valt väg och var på väg att upphandla den nya applikationen då ett telefonsamtal från Mercur ändrade riktningen. Det slutade med att Saab valde att köpa in Mercur.

Orsaken till att ett nytt system behövdes var att det befintliga systemet var jämnårigt med Gripenprojektet. Systemet var ett 35 årigt en-användarsystem utan möjlighet till utveckling och modernisering. Samtidigt som Gripen letade nytt stödsystem identifierades också ett behov av ett Business Intelligence System för affärsområdets ekonomiavdelning.

Saab Aeronautics hade två behov, dels att kunna hantera det enskilda kontraktet/affären för progressrapportering till kunden och för styrning internt på Saab, dels att kunna sammanställa och analysera affärsplan, budget och prognos för alla kontrakt inom affärsområdet.

Mercur tillgodosåg båda behoven.Vid införandet av Mercur skapades en arbetsgrupp bestående av en projektledare och två delprojektledare med ansvar för var sin del, Ulrika Klaar, Business Management Gripen och Cecilia Wilhelmsson, Controller på affärsområdet ekonomiavdelning på Saab Aeronautics.

"Vi upplever att Mercur är ett flexibelt system och vi ser många nya användningsområden där Mercur kan förbättra och effektivisera verksamhetsstyrning och beslutsfattande."

Ulrika Klaar, Business Manager Gripen

Ny struktur för kontraktshantering

Strukturen för kontraktshanering bygger på att Gripenavtalens grunduppgifter läggs in. För att kunna följa upp dem byggs de på med kostnadsutfall och intjänat värde samt en prognos. Vad Saab gjorde var att bygga en generell kontraktsstruktur i Mercur. 

Kontraktens olika dimensioner som t ex prisform, tillägg, affärsområde och index rapporteras i Mercur. Informationen kan sedan analyseras och brytas i olika perspektiv.

Manuell tidskrävande process i Excel

Aeronautics, som är ett affärsområde inom Saab, behövde också ha information om status i kontrakten, men ur ett annat perspektiv. Saabs kontrakt är oftast omfattande både avseende verksamhet och tid, de kan ses som ”företag i företaget”. Resultatet per kontrakt följs ned till bruttoresultat, dessutom följs cashflow upp och vissa balansposter.

Innan Mercur infördesvar detta en manuell process med Excel som stöd. För att få fram budget och prognos för alla kontrakt fanns det ca 70 filer med 15 flikar i varje som länkades ihop till en sammanställning. Det var mycket handarbete och risk för felaktiga summeringar. 

Analysen av den insamlade informationenvar också tidskrävande. Här behövdes ett stödsystem för att samla in data till affärsplan, budget och prognos samt för att kunna analysera utfall i förhållande till budget och prognoser.

Tre starka fördelar med Mercur

...enligt Ulrika Klaar på Saab: 

  1. Det är ett flexibelt system, informationsklossarna kan byggas ihop i strukturer, vilket passar oss.

  2. Det är Excellikt, vilket är en fördel när man har med ekonomer att göra, de älskar Excel och använder det gärna till allt.

  3. Det är enkelt att göra egna rapporter, vilket är nödvändigt om man gör en anpassning.

Lättanvända rapporter 

För att få till kontraktsprognoserna lämnar controllers ute i verksamheten in uppgifter i Mercur om förväntad ny orderingång, fakturering och kostnadsupparbetning i kontrakten. Utifrån detta beräknas omsättning, projektresultat och projektmarginal, balansposter, orderstock och cashflow.

Alla inblandade, i verksamheten och på ekonomiavdelningen, kan sedan jämföra och analysera utfall, budget och prognoser i lättanvända rapporter.

"Avsätt mycket tid, det tar mer tid än man tror. Tänk utanför ramarna, tänk strukturer. Tänk användarvänlighet redan från början! Ha en tydlig projektledare internt för hela projektet. Förankra i organisationen i ett tidigt skede."

...de bästa tipsen för en lyckad implementering från Ulrika Klaar och Cecilia Wilhelmsson

Vinster med Mercur

De största vinsterna Saab har upplevt med Mercur är att de fått effektivare och mer kvalitetssäkrade processer samt bättre analysmöjligheter. 

Mindre Excelarbeteoch standardiserade formulär har snabbat upp processen med flera veckor. Informationen i systemet ”ägs” av den som matar in den och alla har tillgång till informationen. Detta är långt ifrån den tidigare situationen då data flyttades manuellt från Excel till en-användarsystemet och där endast en person kunde ta fram rapporter. 

Analysmöjligheterna har blivit bättre och snabbare. Summering kan ske på olika nivåer, det går att skära informationen på olika sätt och det finns drill-down-funktionalitet. Vinsterna finns både på ekonomiavdelningen och för controllers ute i verksamheten. 

Efter införandet av Mercur har controllerrollen utvecklats

– från att vara en insamlare av information, till en analyserande roll!

Nästa steg för Saab

Saab har redan efter ett år gått vidare och börjat använda Mercur till mer än det som var det primära målet och det finns mycket mer i systemet som kan utnyttjas. Inom rapportområdet kommer Saab satsa på att ta fram lättanvända standardrapporter som är presentationsvänliga. 

Då det är många som är inblandadei budget, prognos och affärsplanearbetet kommer funktionaliteten för arbetsprocesskontroll underlätta i framtiden. Hittills har främst kontraktens budget och prognoser hanterats i Mercur, nu går arbetet också vidare med att få in fullständiga resultat- och balansräkningar.

Mercurs lösning

System: Mercur Business Control 7
Processer: Kontraktshantering, budgetering, prognostisering, analys, affärsplan
Införandet av Mercur: Start under januari 2013 och systemet började användas skarpt i augusti 2013.

Kort om företaget: Saab erbjuder världsledande lösningar, produkter och tjänster för militärt försvar och civil säkerhet. Saab Aeronautics, med verksamhet främst i Linköping, är ett av Saabs affärsområden. Affärsområdet utvecklar och tillverkar stridsflygplanet Gripen. Aeronautics tillverkar även flygplanskomponenter till civila passagerarflygplan och är underleverantör till kommersiella flygproducenter. 

I produktportföljen ingår också ett obemannat helikoptersystem. 

Omsättning: 70 267 MSEK (2019). Aeronatics omsättning utgör ca 27% av omsättningen i Saab.
Antal anställda: ca 3 073 (2019)

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

 

Mercur Solutions AB

Mercur Solutions AB är ett svenskt företag som har över 40 års erfarenhet av att leverera lösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Vi är marknadsledande och skapar kundvärde i form av bättre resultat och högre effektivitet.

 

Huvudkontor Solna

Mercur Solutions AB
Vretenvägen 13, SE-171 54 Solna
Telefon: +46 (0)-459 69 00

Kontor Malmö

Adelgatan 21, SE-211 22 Malmö

Kontor Göteborg

Östra Hamngatan 17, SE-411 10 Göteborg

United Kingdom

Ocean House, The Ring, Bracknell RG12 1AX, United Kingdom