Effektivt systemstöd för decentraliserat resultatansvar med Mercur

En snabb utveckling av organisationen och decentraliserat resultatansvar ställer höga krav på effektivt systemstöd för ekonomi- och verksamhetsstyrningen hos Securitas Sverige. 400 användare fördelade på 85 orter över hela Sverige använder Mercur Business Control för planering, rapportering och analys.

Ett gemensamt system för hela verksamheten 

Securitas modell av decentraliserat resultatansvar ställer höga krav på effektivt systemstöd för ekonomi- och verksamhetsstyrningen. Verksamheten är uppdelad på ca 500 kostnadsställen så det är viktigt för såväl avdelningschefer och regionchefer som för den centrala controllingfunktionen att snabbt och enkelt kunna följa upp hur verksamheten utvecklas. För att säkerställa detta insåg Securitas behovet av ett gemensamt system för hela verksamheten som säkerställer ständig åtkomst till aktuell information. Tidigare använde man ett egenutvecklat Excel-baserat system som krävde väldigt mycket administration och manuellt arbete och som dessutom inte kunde hantera organisationsförändringar på ett flexibelt sätt.

Effektiv hantering av stora datavolymer 

En viktig faktor när Securitas valde Mercur Business Control var också att det fanns färdiga kopplingar till deras affärssystem Enterprise från IBS. Securitas har i efterhand även kunnat konstatera att Mercur Business Control klarar av att hantera deras stora datavolymer ned till transaktionsnivå. 

Idag är Mercur det huvudsakliga planerings- och rapportsystemet för alla användare 

Securitas har idag 400 Mercur-användare som både använder systemet för den löpande månadsrapporteringen och analysen samt för planeringsprocessen. En central del i planering och uppföljning när det gäller bevakningstjänster är hur avtalsportföljen, dvs. orderstocken, utvecklas och detta har Securitas stöd för i Mercur. Budgeterad portföljutveckling kan ställas mot utfallet och man kan även analysera hur beläggningsgraden utvecklats i ett rullande 12-månadersperspektiv. Systemet stödjer även en matris av geografisk uppdelning och affärsområden så att man kan analysera täckningsbidrag och operativt resultat hänförligt till varje nivå.

PG Nordahl, CFO Securitas Sverige

Mercur har även underlättat inrapporteringen till koncernen. Med den kraftfulla rapportgeneratorn kan Securitas skära informationen precis på det sätt som krävs utan att göra någon manuell åtgärd. Det här hade varit betydligt svårare att lösa med ekonomisystemet. 

Flexibiliteten i samband med organisationsförändringar är helt fantastisk. Utan Mercur hade vi inte klarat av att hantera de senaste årens snabba utveckling av organisationen.

PG Nordahl, CFO Securitas Sverige

Förenklat rapportskapande och automatisk konsolidering 

Securitas har nyligen uppgraderat till Mercur Business Control 7. Securitas uppskattar att utveckling och anpassning av rapporter är enkelt och att det finns automatkonsolidering som garanterar att informationen alltid är aktuell på alla nivåer utan att någon manuell konsolidering behöver göras först.

Uppföljning av avtalsportföljen i Mercur 

Securitas har även utvecklat funktionalitet för att följa sin avtalsportfölj i Mercur så att man detaljerat kan följa upp nya, uppsagda, omförhandlade och prisjusterade avtal. Detta gör att man på ett enkelt kan sätt få kontroll över orderstocken i timmar och utvecklingen av resursbehovet. Securitas kan även med denna lösning erbjuda ett bättre systemstöd för regionsäljarna i prognosprocessen.

Enkelhet och flexibilitet i en gemensam lösning 

Inom controllingfunktionen uppskattar Securitas mest att rapportgeneratorn är enkel att använda och att de själva kan utveckla de flesta rapporterna på egen hand. Därför kan PG Nordahl och hans controller-kollegor även erbjuda divisionerna möjligheten att utveckla individuella rapporter parallellt med företagets standarrapportpaket.

 Något som användarna uppskattat väldigt mycket är att de kan göra djupanalys ned till transaktionsnivå och även få upp inskannade fakturor på skärmen. På det här sättet kan man väldigt snabbt förstå vad som ligger bakom avvikelser och vidta åtgärder. 

Genom att alla får tillgång till rätt information snabbare får man bättre kontroll på affärerna på alla nivåer och kan styra verksamheten bättre.

Mercurs lösning 

ÖVRIG INFORMATION
Securitas Sverige kan i Mercur Business Control följa hur deras avtalsportfölj, dvs. orderstocken, utvecklas. Man kan även analysera hur beläggningsgraden utvecklas i ett rullande 12-månadersperspektiv. Det här ger värdefull information, inte minst för bedömningen av resursbehovet.