Från användarkrav till färdig lösning

När Rusta började utvärdera en ny lösning för beslutsstöd var det flera olika faktorer som påverkade behoven. Rusta hade vuxit snabbt som organisation och koncern vilket medfört förändrade arbetsprocesser och arbetssätt. 

Snabbt att införa i hela organisationen 

Rusta valde att ta hjälp utifrån av Maria Alkbrant på Dirigus som extern konsult och projektledare pga. bristande interna resurser.  

Målet var redan från början att införa ett gemensamt användarvänligt verktyg för beslutsstöd för hela organisationen, dvs. för butiker, inköp, regionchefer och huvudkontor. Det var viktigt vid valet av lösning att systemet skulle stödja både planering och uppföljning. Ett av kraven var att det skulle vara ett beprövat verktyg som gick snabbt att införa utan att behöva vara beroende av konsulter för den dagliga verksamheten. 

Projektet påbörjades i januari 2012 och första rapporten togs ut i maj samma år. På ett år införde Rusta ett system som fungerade i hela organisationen med 155 användare.

Följer försäljningen i varuhusen 

Rusta har idag ca 400 användare, varav ca 200 är budgetansvariga. Behörigheten till Mercur är uppdelad på tre större grupper, Varuhus, Inköp och HK. Varuhusen följer främst försäljning, antal kunder och snittkvitto på dagsnivå. På månadsbasis är det omkostnadsrapporterna och resultaträkningen som är viktigast. 

Områdena Affär och Sortiment följer försäljning, TG och TB på både dag, månad ack och R12 basis. Mercur används även frekvent i Rustas OTB (Open To Buy) process. Planners uppdaterar löpande prognoserna i Mercur och får på så vis uppdaterat köputrymme vilket leder till en bra kontroll av både lager och LOH (Lagrets omsättningshastighet). 

På HK används Mercur för att följa omkostnader samt Resultaträkningen för samtliga bolag. 

Förutom budget- och prognosinmatning så använder Rusta Mercur för att lägga en långtidsplanering för öppning av nya varuhus samt uppskattningar av framtida försäljning och kostnader.

Sparat in otaliga timmar

Rusta har sparat in otaliga timmar i manuellt arbete i Excel och ökat medvetenheten om intäkter och kostnader i och med införandet av Mercur. Inköpsrapporten som tidigare tog två dagars manuellt arbete att ta fram, i och med att Rusta har många varugrupper som ger en omfattande rapport, ligger nu lättill­gängligt och alltid uppdaterad i Mercur.  

Rankingrapporten som tidigare gjordes av en person på vecko- och månadsbasis, tog tre timmar per gång. Idag ligger den som standardrapport med flera olika para­metrar som alla har tillgång till. 

Framtiden för Rusta

Nästa steg för Rusta är att ta rapportering och analys till nästa nivå.  Rusta har bl.a. börjat distribuera ut dashboards/ instrumentbrädor till varuhuschefer på dag-, vecko- och månadsbasis. 

På så sätt får de en snabb överblick av försäljningen, exempelvis vilka artiklar som sålt mest och hur de förhåller sig till andra varuhus i regionen och övriga landet. 

I och med uppgraderingen till Mercur Business Control 8 har en klar prestandaförbättring upplevts som lett till snabbare svarstider i systemet och samtidigt öppnat upp möjligheterna att följa upp sin data på ytterligare detaljnivå.