Från användarkrav till färdig lösning

När Rusta började utvärdera en ny lösning för beslutsstöd var det flera olika faktorer som påverkade behoven. Rusta hade vuxit snabbt som organisation och koncern vilket medfört förändrade arbetsprocesser och arbetssätt. 

Bakgrund 

Den gamla lösningen var inte i fas med organisa­tionen och kunde inte tillgodose dagens informationsbehov då tillgång på data varierade väldigt mycket. I butiksleden fick man övergripande rapporter mailade till sig en gång i månaden utan möjlighet till att drilla ner och se bakgrunden till siffrorna.  

Om medarbetarna ville veta mer fick man ringa ekonomi­avdelningen. Analysarbete blev tidskrävande då många utvecklat egna rapporter för sina behov och tiden för att sammanställa data blev lång.

–Genom Mercur får alla varuhuschefer tillgång till dynamiska rapporter och styrkort som visar försäljning och timmar per varuhus och dag med jämförelse mot budget och prognos. Där kan de också se sin ranking jämfört med övriga varuhus i samma region."

Snabbt att införa i hela organisationen 

Rusta valde att ta hjälp utifrån av Maria Alkbrant på Dirigus som extern konsult och projektledare pga. bristande interna resurser.  

Målet var redan från början att införa ett gemensamt användarvänligt verktyg för beslutsstöd för hela organisationen, dvs. för butiker, inköp, regionchefer och huvudkontor. Det var viktigt vid valet av lösning att systemet skulle stödja både planering och uppföljning. Ett av kraven var att det skulle vara ett beprövat verktyg som gick snabbt att införa utan att behöva vara beroende av konsulter för den dagliga verksamheten. 

Projektet påbörjades i januari 2012 och första rapporten togs ut i maj samma år. På ett år införde Rusta ett system som fungerade i hela organisationen med 155 användare.

Följer försäljningen i varuhusen 

Rusta har idag ca 400 användare, varav ca 200 är budgetansvariga. Behörigheten till Mercur är uppdelad på tre större grupper, Varuhus, Inköp och HK. Varuhusen följer främst försäljning, antal kunder och snittkvitto på dagsnivå. På månadsbasis är det omkostnadsrapporterna och resultaträkningen som är viktigast. 

Områdena Affär och Sortiment följer försäljning, TG och TB på både dag, månad ack och R12 basis. Mercur används även frekvent i Rustas OTB (Open To Buy) process. Planners uppdaterar löpande prognoserna i Mercur och får på så vis uppdaterat köputrymme vilket leder till en bra kontroll av både lager och LOH (Lagrets omsättningshastighet). 

På HK används Mercur för att följa omkostnader samt Resultaträkningen för samtliga bolag. 

Förutom budget- och prognosinmatning så använder Rusta Mercur för att lägga en långtidsplanering för öppning av nya varuhus samt uppskattningar av framtida försäljning och kostnader.

Sparat in otaliga timmar

Rusta har sparat in otaliga timmar i manuellt arbete i Excel och ökat medvetenheten om intäkter och kostnader i och med införandet av Mercur. Inköpsrapporten som tidigare tog två dagars manuellt arbete att ta fram, i och med att Rusta har många varugrupper som ger en omfattande rapport, ligger nu lättill­gängligt och alltid uppdaterad i Mercur.  

Rankingrapporten som tidigare gjordes av en person på vecko- och månadsbasis, tog tre timmar per gång. Idag ligger den som standardrapport med flera olika para­metrar som alla har tillgång till. 

Kopplingar mot IFS och Medius

Rusta har integrerat Mercur med affärssystemet IFS och sitt BI system samt Medius som hanterar fakturor. 

Inne dagligen i Mercur 

Mercur är en stor del av många medarbetares vardag på Rusta, ett stort antal användare är inne dagligen och tittar på olika försäljningsrapporter. Varje morgon går ett automatiskt mailutskick med en av försäljningsrapporterna ut till utvalda delar av organisationen. 

När det närmar sig budget och prognosarbeteär ännu fler användare inne likaså vid månadsbokslut då ett antal användare månatligen går igenom sina omkostnader och resultat.

De största fördelarna med Mercur enligt Rusta

  • Snabbare rapportering

  • Controllers och andra i organisationen kan ägna mer tid till analys än att sammanställa data

  • Förståelse för vad som belastar respektive varuhus och kostnadsställe vilket ger insikt i vilka kostnader och intäkter man själv kan påverka

  • Ökad kontroll som bidrar till lägre risk

  • Tydligt ägandeskap

  • Tydlig styrning mot budget

Framtiden för Rusta

Nästa steg för Rusta är att ta rapportering och analys till nästa nivå.  Rusta har bl.a. börjat distribuera ut dashboards/ instrumentbrädor till varuhuschefer på dag-, vecko- och månadsbasis. 

På så sätt får de en snabb överblick av försäljningen, exempelvis vilka artiklar som sålt mest och hur de förhåller sig till andra varuhus i regionen och övriga landet. 

I och med uppgraderingen till Mercur Business Control 8 har en klar prestandaförbättring upplevts som lett till snabbare svarstider i systemet och samtidigt öppnat upp möjligheterna att följa upp sin data på ytterligare detaljnivå.

Mercurs lösning

System: Mercur Business Control
Processer: Budgetering, Prognostisering, Rapportering, Analys

Övrigt: Rusta har integrerat Mercur med affärssystemet IFS och sitt BI system samt Medius som hanterar fakturor. 

Kort om företaget: Rusta vill göra det lätt för människor att köpa produkter av god kvalitet till bästa pris. Sortimentet är brett och kretsar kring livet hemma. Rusta erbjuder produkter inom säsong, inredning, DIY (Do It Yourself) och förbrukning, både för hemmets ute- och innemiljöer. Rusta har i dag 173 varuhus i Sverige. 

Omsättning: 7 622 MSEK (2020)
Antal anställda: ca 3 500  (2020)

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

 

Mercur Solutions AB

Mercur Solutions AB är ett svenskt företag som har över 40 års erfarenhet av att leverera lösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Vi är marknadsledande och skapar kundvärde i form av bättre resultat och högre effektivitet.

Huvudkontor Solna

Mercur Solutions AB
Vretenvägen 13, SE-171 54 Solna
Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Kontor Malmö

Stortorget 3, SE-211 22 Malmö

Kontor Göteborg

Östra Hamngatan 17, SE-411 10 Göteborg

United Kingdom

Ocean House, The Ring, Bracknell RG12 1AX, United Kingdom