Att välja budget och prognosverktyg

Många organisationer väljer idag budget- och prognosverktyg som stöd för sina planeringsprocesser, vilka ofta utgör en viktig del av organisationens ekonomi- och verksamhetsstyrning. Budgetar och prognoser används som styrinstrument till exempel för att realisera strategier, sätta mål, fördela resurser, fatta beslut samt mäta och utvärdera prestationer.

Oavsett vilken kombination av olika styrprocesser som används inom Din organisation idag så är planeringen framåt ofta mycket tidskrävande. Många medarbetare är involverade och det kan leda till friktion i organisationen om processerna upplevs som allt för tidskrävande i förhållande till det värde de medför.

För att effektivisera och förbättra planeringsprocesserna samt underlätta för användarna väljer allt fler organisationer att använda budget- och prognosverktyg. Med systemstöd undviks mycket manuellt arbete och frustration, och i stället får användarna en smidig process som snabbar upp arbetet och höjer kvalitén i planeringsarbetet.

Att tänka på vid val av budget-och prognosverktyg

När Du ska välja verktyg för budgetering och prognostisering är det viktigt utgå från. Din organisations ekonomi- och verksamhetsstyrningsprocesser. Hur är den årliga budgetprocessen utformad? Vilka delar består den av och vilka samband finns mellan dem? Vem är involverad och hur ser rollfördelningen ut?
Det kan vara fördelaktigt att välja ett verktyg som fungerar oavsett om Din organisation använder traditionell budget eller rullande prognoser eller om det finns behov av stöd för speciella typer av planering, till exempel projektplanering eller likviditetsplanering. På så sätt säkerställer du att systemet kommer leva upp till allas förväntningar inom organisationen. 

Extra viktigt när man ska välja budget-och prognosverktyg är att ansvariga på alla nivåer får kontroll över arbetsprocesser så att det blir tydligt var samtliga medarbetare befinner sig. Det är också viktigt att verktyget kan göra simuleringar när förutsättningar ändras så att dessa snabbt kan analyseras.Om förutsättningarna för exempelvis en produkt eller avdelning ändras är det nämligen bra att tidigt förstå effekterna av detta.

Förmodligen har Du också tänkt på att valet av budget-och prognosverktyg borde avgöras av hur väl det snabbar upp planeringsprocessen. Välj ett system som sparar på Din organisations resurser så blir investeringen mer värdefull som helhet. 

Fundera på vilka funktioner ni behöver i Er organisation

Det finns många viktiga funktioner man lätt glömmer men som påverkar valet av budget-och prognosverktyg. Om du arbetar i en organisation som gör affärer med företag från andra länder kan det till exempel vara bra med ett system som har standardfunktionalitet valutaomräkning. Fundera igenom vilken funktionalitet som är viktig och välj ett system som erbjuder standardfunktionalitet som motsvarar era krav. 

Nedan följer några andra exempel på viktiga funktioner att tänka på:

  • Modelleringar och komplexa beräkningar

  • Kommentarsfunktioner

  • Målsökning och benchmarking

  • Automatiska fördelningar och omräkningar

  • Simulering och scenarioanalys

  • Rullande prognoser

  • Flerdimensionell planering

  • Flerårsplanering

  • Diagram och indikatorer

  • Versionshantering

  • Valideringar

  • Arbetsprocesskontroll

  • Transaktioner

  • Fakturavisning

  • Integration med Microsoft Office

  • Nyckeltalsanalys

  • Dashboards

  • Rapportgenerator

  • Analysfunktioner med Drill Down och Twist & Turn

  • Funktioner för dataunderhåll och dataregler

  • Behörighetssystem

  • Integrationer med andra system

Vilka budget- och prognossystem är bäst?

Många lösningar för budget och prognos kan på något sätt hantera de krav som organisationen har kommit överens om. Hur ska Ni då tänka vid valet av budget- och prognossystem? Med utgångspunkt från vår långa erfarenhet av att implementera lösningar för ekonomi- och verksamhetsstyrning har vi på Mercur identifierat ett antal frågor som är viktiga att ställa i samband med utvärderingen av olika lösningar.

Erbjuds allt Ni behöver inom ramen för en och samma lösning?

Välj en lösning med verksamhetsstyrning och beslutsstöd i ett och samma system med funktioner för såväl budget och prognos som rapportering och analys. Varför köpa fler system än Ni behöver? Välj också en gemensam lösning ni kan växa i när behoven förändras och som ger rätt stöd när behoven förändras, oavsett roll i organisationen. 

Dubbelkolla det där med prestanda!

Välj en lösning med en modern och högpresterande databas som erbjuder en snabb och skalbar lösning och som lever upp till höga krav även när datamängden och antalet användare ökar. 

Fråga leverantörens kunder om hur lösningen hanterar många användare som uppdaterar systemet och tar ut rapporter samtidigt. Det spelar ingen roll hur många finesser som systemet erbjuder om Era användare drabbas av dåliga svarstider.

Mycket funktionalitet – men hur mycket är standard och hur snabbt kommer vi igång?

Du behöver inte uppfinna hjulet igen. Välj en lösning med färdiga funktioner och kopplingar till andra system som enkelt kan konfigureras just för Era behov. Då drar Ni nytta av alla de standardfunktioner som utvecklats i samarbete med andra kunder. Med mycket standardfunktionalitet går det snabbt att komma igång, det blir enkelt att uppgradera och Ni fastnar inte i en egen lösning med äldre teknik.

Vad innebär användarvänlighet på riktigt?

Många leverantörer beskriver sina budget- och prognossystem som användarvänliga men vad betyder det i praktiken?
Är det viktigt för Er att själva kunna administrera och förvalta lösningen eller ser Ni löpande behov av konsulttjänster som en naturlig del av systemförvaltningen? Om inte så välj en lösning som erbjuder användarvänlighet på riktigt, dvs. både för vanliga användare och för systemadministratörer. Titta lite närmare på systemet och sätt Er in vad som kan lösas med enkel konfigurering, till exempel inom ekonomifunktionen och vad som kräver tekniskt stöd. Du ska inte behöv anlita konsulter för att göra ofta förekommande förändringar. Det kan leda till onödigt höga kostnader och bristande kontroll över lösningen.

Vem tar ansvar för helheten?

Välj en från grunden helt komplett lösning från en leverantör som tar ansvar för helheten. I motsats till löst integrerade lösningar som bygger på komponenter och konsulter från olika företag så leder det till en lösning som är tekniskt sett enklare att förvalta - och Du riskerar inte att skickas mellan olika företag för att få hjälp med Dina supportärenden. 

Så vilket budget- och prognossystem är bäst? Svaret ligger i hur lösningen matchar era krav men också i frågorna ovan. Om stabilitet och trygghet är viktigt så välj dessutom en leverantör med nöjda kunder där 95 % intygar att de kommer att fortsätta vara kunder om fem år. 

Mercur Business Control®
- marknadens ledande budget och prognosverktyg 

Med Mercur Business Control® får du verksamhetsstyrning och beslutsstöd i ett och samma system med funktioner för såväl budget och prognos som rapportering och analys. I över 40 år har vi hjälpt hundratals ledande organisationer att snabba upp sina processer och samtidigt fatta bättre beslut.

Vill du veta mer? Kontakta oss för mer information!







Prenumerera på vårt nyhetsbrev

 

Mercur Solutions AB

Mercur Solutions AB är ett svenskt företag som har över 40 års erfarenhet av att leverera lösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Vi är marknadsledande och skapar kundvärde i form av bättre resultat och högre effektivitet.

Huvudkontor Solna

Mercur Solutions AB
Vretenvägen 13, SE-171 54 Solna
Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Kontor Malmö

Stortorget 3, SE-211 22 Malmö

Kontor Göteborg

Östra Hamngatan 17, SE-411 10 Göteborg

United Kingdom

Ocean House, The Ring, Bracknell RG12 1AX, United Kingdom