Vad ska man tänka på vid valet av rullande prognoser?

För många företag och organisationer är prognosarbetet idag ett viktigt verktyg för att försöka skapa sig en bild av framtiden. I och med detta så väljer också allt fler att vända sig till rullande prognoser framför traditionella prognoser.

Vad är rullande prognoser?

Likt den traditionella prognosen så blickar också den rullande prognosen in i framtiden, men den är däremot inte begränsad till det innevarande verksamhetsåret utan sker löpande med samma planeringshorisont oavsett när den börjar.  Detta innebär att allt eftersom tiden rör sig framåt så rullar prognosen framåt med samma antal perioder.

Historia

Rullande prognoser har använts sedan senare delen av 1990-talet, då allt fler företag och organisationer valde att helt gå ifrån den traditionella budgeten till förmån för rullande prognoser. Eller så valde man att kombinera den årliga budgetprocessen med rullande prognoser under året.

Anledningen till detta var att många chefer ansåg att budgeten var alldeles för detaljrik och tidskrävande. Genom att istället arbeta med rullande prognoser kan företagsledningen kontinuerligt få en aktuell uppskattning av intäkter, kostnader och andra faktorer som kan påverka företagets resultat eller kassaflöde.

Mål med rullande prognoser

Den allra viktigaste funktionen rullande prognoser har är att ert företag eller er organisation kan anpassa sig snabbare och fånga upp avvikelser när de uppstår. Ni får även en planeringshorisont som sträcker sig bortom årsskiftet. Budgeten kan snabbt bli inaktuell och att göra prognoser fram till årsskiftet begränsar perspektivet på vad som kan hända i en ganska nära framtid om man befinner sig i slutet av verksamhetsåret.

Med en mer frekvent uppdaterad bild av framtiden och hur verksamheten förväntas utvecklas kan ni alltså enklare fatta rätt beslut i rätt tid. På så vis kan till exempel resultatförbättringar och effektiviseringar av verksamheten uppnås. 

Nedan kan du läsa om några av de främsta fördelarna med rullande prognoser:

  • Anpassa sig snabbare till förändringar

  • Skapa kontinuerligt engagemang och ansvarstagande

  • Bli bättre på att lägga prognoseroch analysera

  • Komma ifrån fokus på kalenderåret

  • Ökat fokus externt

  • Långsiktighet

  • Fokus framåt

Att använda rullande prognoser tillsammans med budget eller mål

Budgeten ger oftast uttryck för målen med verksamheten det kommande året. Den sätter även ramarna för organisationens resurstilldelning och ligger till grund för olika beslut om verksamhetens inriktning. Prognoserna utgör däremot en bästa bedömning om hur resultatet kommer att utvecklas baserat på de information som finns och bedömningar om framtiden. 

Att skilja på mål och prognoser är grundläggande för organisationens förmåga att anpassa sig till verkligheten och att fatta beslut för att överbrygga gapet mellan mål och prognos. Analysen av förväntade avvikelser resulterar i bästa fall till beslut om aktiviteter för ständig förbättring.

Hur mäter man träffsäkerheten i prognoser?

Genom att spara tidigare lagda prognoser kan man i efterhand utvärdera hur träffsäkra prognoserna varit i förhållande till utfallet. Med ett systemstöd för rullande prognoser låter det sig göras utan omfattande administrativt arbete. Att grafiskt presentera träffsäkerheten över tid kan företaget enklare arbeta med att förbättra sina rutiner och att utbilda medarbetare med resultatansvar. 

Finns det resultatenheter eller områden som ofta över- eller underestimerar exempelvis intäkter och kostnader kan det finnas anledning att ge extra stöd till dessa delar av verksamheten och påverka beteenden i positiv riktning.

Sätta upp rullande prognoser

För att lyckas med att gå över från budget till rullande prognoser är det bra att ha ett systemstöd på plats som innehåller utfall för jämförelse. Med ett system blir det också mycket enklare att göra revideringar i senaste prognosen i stället för att börja om från början, vilket även gör att arbetsbördan minskar och skapar förutsättningar för mer frekventa prognoser. 

Med vårt systemstöd Mercur Business Control® kommer er organisation snabbt och enkelt igång med rullande prognoser. Vi har haft möjlighet att hjälpa många av Sveriges ledande företag inom alla olika branscher att snabba upp sina processer och fatta bättre beslut genom att införa rullande prognoser.

Att komma igång med rullande prognoser i Mercur Business Control® är enkelt:

  1. Bestäm syfte med prognosen

  2. Definiera tidshorisont - till exempel rullande 12, 18 eller 24 månader

  3. Bestäm antal prognoser per kalenderår

  4. Skapa en modell för prognosen - huvudsakligen inmatning eller drivarbaserad?

  5. Välj om prognosen ska ske nerifrån och upp, tvärtom eller en kombination av båda?

  6. Ska varje post prövas för sig eller föredrar ni en revidering av tidigare prognos?

  7. Bestäm detaljnivå och engagemang från medarbetare med resultatansvar

  8. Kontakta oss på Mercur

Hur gör andra?

Vi på Mercur har hjälpt våra kunder i över 40 år med verksamhetsstyrning och beslutsstöd i ett och samma system med funktioner för såväl budget och prognos som rapportering och analys. Här kan du se hur vi hjälpt våra kunder!

Sammanfattning

Vi hoppas nu att du har bättre koll på vad rullande prognoser är, samt vad som är viktigt att tänka på vid valet av dessa. Nedan följer en sammanfattning av de största fördelarna med rullande prognoser:

  • Mer flexibelt

  • Hanterar omvärldens snabba svängningar

  • Skapar engagemang och kunskap

  • Framförallt relevant för verksamheter vars intäkter och kostnader varierar från en månad till en annan

  • Bra komplement till budget

Vill du veta mer? Kontakta oss för mer information!







Prenumerera på vårt nyhetsbrev

 

Mercur Solutions AB

Mercur Solutions AB är ett svenskt företag som har över 40 års erfarenhet av att leverera lösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Vi är marknadsledande och skapar kundvärde i form av bättre resultat och högre effektivitet.

Huvudkontor Solna

Mercur Solutions AB
Vretenvägen 13, SE-171 54 Solna
Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Kontor Malmö

Stortorget 3, SE-211 22 Malmö

Kontor Göteborg

Kyrkogatan 24, SE-411 15 Göteborg

United Kingdom

Ocean House, The Ring, Bracknell RG12 1AX, United Kingdom