Mercur Start

5 tips för en lyckad budgetprocess!

Semestern närmar sig för många och därmed är inte höstens planeringsprocess inför det kommande året så långt bort.

Hur lyckas man egentligen med budgetprocessen och hur kan man få ut mer av det arbete som läggs ner? Det finns givetvis många faktorer som påverkar men vi har valt att lyfta fram fem tips som förhoppningsvis kan hjälpa er att få en smidigare, mer värdeskapande och roligare budgetprocess.

Ta del av våra 5 tips för en lyckad budgetprocess!
 

1. Fundera på vilken detaljnivå ni behöver för budgeten

Många gånger behöver man utgå från detaljer för att budgeten ska bli så träffsäker som möjligt, men man kan fråga sig om det är meningsfyllt att lägga mycket tid och resurser på saker som man kanske ändå inte kommer att följa upp i verksamheten. Det händer även att onödigt mycket fokus läggs på enskilda budgetposter som i slutändan har liten påverkan på helheten. Om det finns krav på mycket detaljer så satsa på att automatisera de delarna genom kopplingar till andra system och färdiga beräkningsmodeller så att manuellt arbete undviks så långt som möjligt.

Så undvik att fokusera allt för mycket på detaljer om:

  • Uppföljning sker på en mer aggregerad nivå

  • Budgetposten har en liten påverkan på det totala utfallet

  • Det är svårt eller omöjligt att automatisera processen med att budgetera på den nivån
     

2. Förtydliga affärsmodellen och sambanden för medarbetarna

Många medarbetare har större förståelse för affärsmässiga samband om de får en budgetmodell med tydlig koppling till deras verksamhet. Fundera på vad det är som driver värde i organisationen. Vilka är era intäkts- och kostnadsdrivare? En drivarbaserad budget fungerar även bättre som löpande styrinstrument än en kontobaserad budget utan logiska samband. Om man dessutom delar upp budgeten i påverkbara och ej påverkbara poster blir det ännu tydligare för medarbetarna vad de ska fokusera på. 

Tänk på det här när ni finslipar er budgetmodell:

  • Vilka är de viktigaste intäkts- och kostnadsdrivarna i er verksamhet?

  • Vilka logiska samband finns mellan budgetens olika delar?

  • Fungerar budgeten som styrinstrument i den löpande verksamheten?
     

3. Koppla ihop budget med utfall redan i planeringsarbetet

Tillgång till relevant historik är många gånger avgörande för att höja kvaliteten samtidigt som man snabbar upp processen med att ta fram budgeten. Därför är det bra att använda ett system för budgetering som har färdiga koppling till andra verksamhetssystem, inte bara till bokföringen. Fundera på vilka system ni behöver integrera med för att få jämförelsedata och data som underlag för budgeten så att användarna slipper leta. Om ni behöver information från bokföringen, lönesystem, projektmoduler, anläggningsregister, säljstatistik eller andra system ska den bara vara ett klick bort. Kunskap om vad som hänt tidigare kan ofta vara avgörande för kvaliteten i planeringsarbetet.
 

4. Snabba upp budgetprocessen och höj värdet i organisationen

En utmaning med många budgetprocesser är att de uppfattas som tidskrävande och att budgeten ibland är inaktuell när den är klar. Därför är det bra att fundera på hur budgetprocessen kan göras smidigare och mer värdefull genom att exempelvis:

  • Automatisera hantering av stora datamängder och beräkningsmodeller

  • Använda ett processverktyg som fördelar arbetsuppgifter, sätter deadlines och skickar ut påminnelser till användarna så att ni undviker administrativa flaskhalsar

  • Minimera administrativa uppgifter för att sammanställa budgetunderlag och kommunicera med användarna

  • Använda verktyg för underhåll av data för att ta fram automatiserade budgetförslag baserat på historik åt användarna

  • Höja värdet av budgetprocessen genom att från början ha en strategi för hur budgeten ska användas tillsammans med kommande prognoser
     

5. Involvera medarbetarna i budgetprocessen med tydliga mål och nyckeltal

Oavsett vilken planeringsprocess ni väljer är det viktigt att involvera medarbetarna för att skapa engagemang och ansvar för att resultaten uppnås. Om det redan i budgetprocessen blir tydligt hur organisationens mål bryts ner på mätetal och nyckeltal på olika nivåer blir det tydligt för medarbetarna hur deras arbete påverkar helheten vilket oftast bidrar till bättre resultat. Använd därför helst en lösning som erbjuder funktioner för såväl budget och prognos som rapportering och analys i ett och samma system. Det ökar förståelsen och leder till en roligare och mer meningsfull budgetprocess.
 

Snabba upp processen med Mercur Business Control

Med Mercur Business Control får du verksamhetsstyrning och beslutsstöd i ett och samma system med rätt funktioner för såväl budget och prognos som rapportering och analys. I över 40 år har vi hjälpt hundratals ledande organisationer att snabba upp sina processer och samtidigt ta bättre beslut.

Ett bra exempel på detta är Tekniska verken i Linköping som implementerade Mercur Business Control och halverade tiden för budgetprocessen. Detta gjorde man tack vare att systemet både stödjer central planering av kostnader som sedan fördelas ut, samt en process där ansvariga inom organisationen kan planera andra omkostnader.

Vill du veta mer? 

Är du intresserad av att lära dig mer om Mercur Business Control och hur vi kan hjälpa just er organisation att halvera tiden för budgetprocessen?

Tveka inte att ta kontakt med oss för en kostnadsfri webbdemo!

 

 

 

    Följ oss:

    Kontakta oss:

    Telefon: +46 (0)8-459 69 00

    Support: +46 (0)8-459 69 30

    E-post:

    Besök oss:

    Mercur Solutions AB

    Vretenvägen 13

    SE-171 54 Solna

    © 2018

    Mercur Solutions AB

    Org.nr 556288-6761

    WEBBPLATSKARTA

    Powered by Dynamix CMS by Initiva
    Kontakt