Fem framgångsfaktorer vid införande av ett beslutsstödsystem

Varje lyckad förändringsresa börjar med att skapa engagemang och delaktighet. Så även när det kommer till att införa ett systemstöd. Vikten av att få alla användare att verkligen se nyttan med systemet och börja använda det är en av de främsta framgångsfaktorerna.

Varför ska man införa ett beslutsstödsystem? 

Föränderlig värld

Vi lever i en föränderlig värld där företag snabbt måste kunna anpassa sig till nya förutsättningar och där tiden för att fatta beslut och agera blir allt kortare. Behovet av ökad insikt i hur verksamheten presterar driver behovet av systemstöd för att kunna fatta snabba och välgrundade beslut.

Delaktighet

Medarbetare förväntar sig idag att bli delaktiga genom att informeras om viktiga förhållanden som rör deras ansvarsområde och att de har tillgång till information för att kunna utföra sitt arbete på bästa sätt (vilket ett beslutsstödsystem hjälper till med).

Engagerade medarbetare

Engagerade medarbetare presterar bättre, upplever minskad stress och får mer energi på jobbet. Tillgång till beslutsstöd, det vill säga bra och tydlig information som medarbetare på olika nivåer kan agera på, är något som hjälper till i att få engagerade medarbetare. 

En sanning 

Växande datavolymer och allt fler användare kan generera mängder av manuellt arbete, så det är i detta skede ett beslutsstödsystem kommer väl till hands.

Samla informationen i ett system! En gemensam plattform minimerar manuellt arbetet och felkällor, gör det enkelt för användaren att hitta rätt information, ger större kontroll på din data och alla ser en sanning. Vi försäkra oss om att vi tittar på samma sak i hela organisationen. 

Vilka är de fem viktigaste framgångsfaktorerna för ett lyckat införandeprojekt?

1. Skapa engagemang och delaktighet

Vid införandet av ett beslutsstödsystem är det väldigt viktigt att få med sig organisationen tidigt och att skapa engagemang och delaktighet för användarna av systemet. Många gånger kan det finnas ett naturligt motstånd hos vissa att lära sig nya system när man är van att jobba på ett vis. Det är därför viktigt att lyfta fram fördelarna som systemet kommer innebära för användaren men även affärsnyttan för företaget som helhet. 

Medarbetarna känner att arbetet de gör får betydelse och får företaget att ta bättre beslut och gå i rätt riktning.

2. Våga utmana er själva

Fundera på hur ni vill jobba när ni inför ett nytt beslutsstödsystem, troligen ger systemet stöd för att jobba på sätt ni inte mäktat med förut. Kanske kan ni gå från att jobba med budget och fasta prognoser till att börja jobba med rullande prognoser? Kanske kan ni jobba mer med balanserad styrning genom att enklare kunna följa upp olika nyckeltal? Kanske kan användarna få större utrymme att göra egna analyser och budgetansvaret kan flyttas ut till kostnadsställeansvariga?

Våga utmana er själva helt enkelt och undersök vad som är möjligt i ett nytt system!

3. Projektgrupp - för effektivitet och fokus

En annan viktig aspekt är utformningen av projektgruppen. Vilka resurser behövs från kundens respektive leverantörens sida och vilka roller ska de ha? Det är givetvis väldigt beroende av projektets omfattning och komplexitet samt hur många funktioner hos kunden som är intressenter i projektet. Tänk på att ha rätt blandning av kompetens i projektgruppen.

För att driva så effektiva projekt som möjligt är det viktigt att ha lagom många deltagare i projektgruppen. Kunnig och engagerad projektledare från både leverantören och kunden är ofta en stor bidragande faktor till ett lyckat projekt. 

4. Val av projektmodell

Arbetssättet ska passa båda parter. Ska vi arbeta agilt eller enligt traditionell projektmodell? Se till att komma överens i projektgruppen vilken projektmetodik som gäller så att alla har samma bild och förväntningar. Vid avsaknad av metodik ökar risken för att olika grupper inom projektet väljer det arbetssätt som passar just dom.

Ett annat tips är att dela upp projektet i faser. Se till att beslutsstödsystemet täcker era långsiktiga behov så ni har ett system att växa i. Det är dock bra att dela upp projektet i faser så man inte gör allt på en gång, börja med det mest kritiska som tillför mest nytta. På så sätt lär ni känna systemet och kan ännu bättre kravställa. Även leverantören lär sig om er verksamhet under tiden och kan proaktivt hjälpa till. 

5. Lagbygge och kommunikation

Redan tidigt i projektet lyft vad ni har för projektmål, både kortsiktiga och långsiktiga och vilka förväntningar ni har på varandra. På så vis kan ni skapa grunden för en bra möteskultur.

Sitt inte och vänta på varandra utan se till att ha en god kommunikation. Det finns väl inget värre än när ett projekt stannar upp för två parter sitter och väntar på varandra men där det enkelt gått att komma vidare genom att kommunicera med varandra.

Se projektgruppen som ett Team. Ni vill alla genomföra ett lyckat projekt. Om något skaver, lyft tidigt upp det till ytan.
Gör gärna något kul ihop och lär känna varandra – fira framgång!

97% av Mercurs kunder tycker att de fattar bättre beslut efter införandet av Mercur Business Control

Kundundersökning

Mercur Business Control® – marknadens ledande lösning 

Med Mercur Business Control® förenklar du arbetet med budget, prognos, rapportering och analys. Det frigör tid och energi som du kan lägga på att leda din verksamhet mot era uppsatta mål.

Mercur kombinerar prestanda i världsklass och 40 års erfarenhet i en komplett och användarvänlig lösning. Med ett formbart och kraftfullt system framtidssäkrar du er verksamhet – så att ni kan växa i en föränderlig värld.

Vill du veta mer hur vi skulle kunna hjälpa dig?  

Fyll i formuläret så kontaktar vi dig för en demo och berättar mer. 







Prenumerera på vårt nyhetsbrev

 

Mercur Solutions AB

Mercur Solutions AB är ett svenskt företag som har över 40 års erfarenhet av att leverera lösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Vi är marknadsledande och skapar kundvärde i form av bättre resultat och högre effektivitet.

Huvudkontor Solna

Mercur Solutions AB
Vretenvägen 13, SE-171 54 Solna
Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Kontor Malmö

Stortorget 3, SE-211 22 Malmö

Kontor Göteborg

Kyrkogatan 24, SE-411 15 Göteborg

United Kingdom

Ocean House, The Ring, Bracknell RG12 1AX, United Kingdom