Scenariohantering – bättre kontroll i tider av osäkerhet

I tider av osäkerhet finns ett stort behov av mer frekventa prognoser och av att analysera och jämföra olika framtida scenarion. I denna artikel ger vi dig 5 konkreta tips på hur du jobbar med scenarioanalys för att simulera framtida scenarion

Uppdaterad om läget och beredd att fatta beslut?

Vad händer med resultatet om verksamheten påverkas av olika yttre händelser och vilka blir effekterna av de handlingsalternativ som står till förfogande? Det här är frågor som många chefer och ledare ställer när framtiden blir mer svårbedömd. Ändå förväntas de kunna ge svar på frågor som:

  • Vad händer om vissa kundgrupper förändrar sina beställningsmönster?

  • Hur påverkas vår omsättning och vårt resultat av att det saknas insatsvaror i produktionen?

  • Vilka effekter får ändrade världsmarknadspriser eller valutakurser?

  • Kan vi möta en nedgång med hjälp av besparingar eller korttidsarbete?

Vad hindrar oss från att bli bättre informerade och se lösningar?

Att arbeta med att analyser av den här typen av frågeställningar och effekterna av olika handlingsalternativ kallas för scenariohantering, konsekvensanalys eller ibland what if-analys. Många ser behovet av scenariohantering men hämmas av en allt för stor arbetsinsats som leder till att man tvingas förenkla sina modeller eller göra uppdateringar mer sällan. 

5 tips på hur du simulerar framtida scenarion 

Vi på Mercur har tittat närmare på de utmaningar som finns med att simulera framtida scenarion och har tagit fram lösningar och tips på hur dessa kan hanteras effektivt inom ramen för en standardapplikation med funktioner för scenarioplanering och scenarioanalys. 

Här följer våra 5 tips:

1. Kvalitetssäkra beräkningarna

Genom kvalitetssäkrade beräkningsmodeller i en strukturerad lösning för såväl verksamhetsstyrning som beslutsstöd undanröjs osäkerheten som finns i exempelvis spontant framtagna kalkylark. En modell som bygger på noggrant testade komponenter som återanvänds är dessutom enklare att underhålla, vidareutveckla och felsöka.

2. Automatisera beroenden mellan modellens olika delar

Med standardfunktioner för att definiera beroenden mellan planens olika delar, exempelvis försäljningsplanering integrerad med resultatplanering eller resursplanering integrerad med kostnadsplanering, säkerställs att de olika delarna hänger ihop. Genom att definiera systemmässiga regelverk för beroenden kan processen automatiseras och fel beroende på manuell hantering kan undvikas.

3. Arbeta med en drivarbaserad modell för att snabbt ta fram träffsäkra framtidsscenarion

Många gånger tas en prognos fram genom sammanställning av data från olika delar i organisationen, ofta med en modell som saknar bakomliggande logik och koppling till hur värde skapas i organisationen.

Genom att istället arbeta med drivare tydliggörs objektiva affärsmässiga samband och låter organisationen göra simuleringar och känslighetsanalyser så att man kan agera snabbare vid förändringar

I ett system för verksamhetsstyrning med inmatningsfunktioner för att enkelt kunna ändra variabler i modellen kan denna typ av analys till stor del automatiseras. Gemensamma variabler som kan ligga till grund för omräkning av prognosen är exempelvis prislistor, index, volymer, valutakurser, personalkostnadsparametrar och liknande.

Med en databasdriven lösning, som dessutom kan hantera stora datamängder och obegränsat antal variabler, möjliggörs omfattande detaljerade beräkningar utan manuellt arbete, något som blir omöjligt i en lösning baserad på kalkylark eller i en lösning som bara erbjuder rapportering och analys.

4. Använd analysfunktioner för att snabbt se avvikelser och trender

När det blir dags att jämföra olika scenarion och se hur de skiljer sig åt är det en stor fördel att arbeta i en lösning som har färdiga analysfunktioner att använda. Systemets funktioner för att snabbt lyfta fram avvikelser och trender med hjälp av diagram, indikatorer och villkorsformatering kommer till stor nytta. Genom att användarna har tillgång till kraftfulla analys-och anpassningsmöjligheter direkt i de vanliga rapporterna så minskar dessutom arbetet med att ta fram specialrapporter för olika behov.

5. Strukturera arbetet med scenariohantering

När användarna får möjlighet att spara olika versioner för egen analys innan beslut fattas om vilken version som sparas till den gemensamma databasen, kan lokala simuleringar utföras och chefer på olika nivåer kan involveras i processen. 

Tillsammans med centrala omräkningsfunktioner för att räkna om planen baserat på ändrade parametrar eller för att matematiskt simulera påverkan på olika delar av planen kompletteras det lokala perspektivet med det centrala - en lösning som på ett smidigt sätt kombinerar de olika angreppsätten ”bottom up” och ”top down”.

Avslutningsvis kan systemets kopieringsfunktioner och obegränsade antal scenarion, exempelvis ”worst case” eller ”best case”, användas för att med systemets analysfunktioner jämföra konsekvenserna av många olika handlingsalternativen. 

Scenariohantering i Mercur Business Control® 

På Mercur har vi utvecklat marknadens ledande lösning för verksamhetsstyrning och beslutsstöd, Mercur Business Control®, som enkelt kan anpassas och implementeras i alla typer av organisationer. 

Med Mercur Business Control® får du en snabb, enkel, flexibel och kostnadseffektiv lösning för budget, prognos, rapportering, analys och målstyrning.

I över 40 år har vi hjälpt hundratals ledande organisationer att hantera sina utmaningarna i verksamheten så de kan få tid över för analys och planering för framtiden. 

Vill du veta mer? 

Passa på att lyssna till webinaret med samma tema där vi ger dig 5 konkreta tips på hur du kan förbättra och effektivisera arbetet med scenariohantering för bättre kontroll.

Vi hjälper dig gärna! Kontakta oss!

Är du intresserad av att veta mer om hur vi på Mercur kan hjälpa er att få bättre kontroll med hjälp av scenariohantering när framtiden blir allt mer oförutsägbar så kontakta oss för mer information. 

 







Prenumerera på vårt nyhetsbrev

 

Mercur Solutions AB

Mercur Solutions AB är ett svenskt företag som har över 40 års erfarenhet av att leverera lösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Vi är marknadsledande och skapar kundvärde i form av bättre resultat och högre effektivitet.

Huvudkontor Solna

Mercur Solutions AB
Vretenvägen 13, SE-171 54 Solna
Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Kontor Malmö

Stortorget 3, SE-211 22 Malmö

Kontor Göteborg

Östra Hamngatan 17, SE-411 10 Göteborg

United Kingdom

Ocean House, The Ring, Bracknell RG12 1AX, United Kingdom