Så väljer du rätt nyckeltal för uppföljning mot budget & prognos

Med hjälp av rätt utvalda nyckeltal kan både små och stora organisationer driva rätt beteenden som stämmer överens med de mål och strategier som finns. Men hur går man egentligen tillväga för att hitta rätt nyckeltal och använda dem som underlag i beslutsfattandet?

Vad är ett nyckeltal?

Innan vi fördjupar oss inom ämnet tänkte vi börja med att reda ut det mest grundläggande – vad är ett nyckeltal?

Nyckeltal, eller Key Performance Indicator (KPI:er), är en form av mått som anger hur en person eller ett företag presterar i förhållande till de mål och strategier som finns uppsatta. De är alltså en viktig del för att kunna analysera er organisation och ta beslut om vad som bör förbättras inom den. Nyckeltal uttrycks ofta som en relation, dvs. ett tal som ställs i relation till ett annat. Som exempel kan nämnas nyckeltalet Räntabilitet som är ett uttryck för resultatet i relation till tillgångarna. Nyckeltal innehåller alltså ofta en täljare och en nämnare där täljaren är det tal man vill lyfta fram och nämnaren är det tal man vill jämföra med.

Vikten av rätt nyckeltal

I grund och botten kan en organisation ta fram och använda hur många nyckeltal som helst, men för att lyckas med analysarbetet och beslutsfattandet gäller det att välja rätt!

Organisationens främsta KPI:er ska därför noga väljas ut och ha stort inflytande över de mål man vill uppnå. Det är också viktigt att de är mätbara, att samtliga personer inom organisationen förstår vad de innebär, varför de finns och hur de utvärderas. För när alla förstår vilka krav som ställs på en och vilka mål som finns uppsatta, känner de sig också mer delaktiga och arbetar effektivare.

Därför kan det vara bra att ta fram operativa nyckeltal som är enkla att förstå och använda i verksamheten. Ett operativt nyckeltal kan inom hotellbranschen till exempel vara Omsättning per rum. Man delar alltså omsättningen med antalet tillgängliga rum (RevPAR=Revenue Per Available Room) och kan därigenom jämföra olika hotell med varandra även om hotellen är olika stora.

Inom detaljhandeln finns många andra exempel som Snittköp per kund eller Antal produkter i snitt per kund. Då kan man jämföra butiker med varandra och fundera på varför vissa butiker har högre omsättning per kund eller vad som kan vara skälet till att en del butiker säljer fler varor per köptillfälle.

Att jämföra på det här sättet kallas ofta benchmarking och kan ligga till grund för att man lär sig av varandra inom en organisation, genom att både lyfta fram problem och goda exempel.

Hur går man tillväga för att ta fram rätt nyckeltal?

Att förstå vikten av att använda rätt KPI:er må vara enkelt, men att faktiskt välja ut rätt tal kan vara betydligt svårare. Så hur går man då tillväga?

Det första man behöver fundera på är vilka olika roller man har i företaget och vad respektive roll behöver för att kunna följa upp och styra sin del av verksamheten. På huvudkontoret kanske man i första hand följer upp finansiella nyckeltal medan exempelvis en hotellchef behöver olika typer av operativa nyckeltal för att styra och utveckla sin verksamhet.

Det kan vara en bra idé att bjuda in olika befattningshavare inom organisationen för att diskutera vilka nyckeltal som är bäst lämpade för dem och vilka som de använder mest. Många gånger finns nyckeltalen redan men man har inte visualiserat dem på ett bra sätt för användarna och de kanske bara finns i en oöverskådlig rapport tillsammans med en mängd annan information. Då kan man också ha en diskussion om hur nyckeltalen ska presenteras, t. ex. i en dashboard med olika grafiska element. Det kan handla om att använda olika typer av indikatorer, grafer och villkorsformatering för att det ska vara enkelt att snabbt se viktiga avvikelser som man behöver fokusera på.

När man väl vet detta är det lämpligt att fundera över vilken data som finns tillgänglig och i vilka system den finns. Man börjar helt enkelt med behovet och kartlägger sedan hur informationsförsörjningen ska gå till, dvs. vilka system och vilka datamängder man behöver integrera med.

Läs också: Från data overload till data overview!

Exempel på finansiella mått och nyckeltal

Som beskrivits ovan finns det mängder av olika operativa nyckeltal och de är beroende av organisationens verskamhet och branschtillhörighet. Finansiella mått är däremot tillämpbara oavsett verksamhet. Vanliga finansiella mått och nyckeltal kan vara:

Resultat
Vinstmarginal
KapitalomsättningshasIghet
Räntabilitet på totalt kapital (Rt)
Räntabilitet på eget kapital (Re)
Räntabilitet på sysselsatt kapital (Rsyss)
Residualresultat
EVA^TM
Likviditet
Soliditet
etc.

Det finns även möjlighet att kombinera finansiella nyckeltal med varandra för att illustrera olika typer av beroenden, exempelvis Hävstångsformeln som illustrerar hur företagets tillgångförvaltning och finansiering påverkar avkastningen. Dupont-modellen å andra sidan visar hur räntabiliteten på totalt kapital kan härledas ur underliggande faktorer som omsättningshastighet på totalt kapital och vinstmarginal.

Mercur Business Control – ett marknadsledande system

För att kunna arbeta med nyckeltal på ett effektivt sätt är det viktigt att kunna samla in och analysera data, samt sammanställa dashboards och rapporter och göra dessa tillgängliga för rätt medarbetare inom organisationen.

För att kunna göra detta kan ni med fördel använda er av Mercur Business Control, marknadens ledande beslutsstödsystem för verksamhetsstyrning. Systemet implementeras enkelt i er organisation och integreras även med nuvarande affärssystem och andra verksamhetssystem.

Läs också: 7 tips för utformning av rapporter och dashboards!

Vill du veta mer?

Är du intresserad av att lära dig mer om Mercur Business Control och hur vi kan hjälpa just er organisation att använda nyckeltal som underlag i beslutsfattandet?

Tveka då inte att kontakta våra kunniga konsulter för att boka en kostnadsfri webbdemo!