2021-07-24
Med hjälp av rätt utvalda nyckeltal kan både små och stora organisationer driva rätt beteenden som stämmer överens med de mål och strategier som finns. Men hur går man egentligen tillväga för att hitta rätt nyckeltal och använda dem som underlag i beslutsfattandet?
Innan vi fördjupar oss inom ämnet tänkte vi börja med att reda ut det mest grundläggande – vad är ett nyckeltal?
Nyckeltal, eller Key Performance Indicator (KPI:er), är en form av mått som anger hur en person eller ett företag presterar i förhållande till de mål och strategier som finns uppsatta. De är alltså en viktig del för att kunna analysera er organisation och ta beslut om vad som bör förbättras inom den. Nyckeltal uttrycks ofta som en relation, dvs. ett tal som ställs i relation till ett annat. Som exempel kan nämnas nyckeltalet Räntabilitet som är ett uttryck för resultatet i relation till tillgångarna. Nyckeltal innehåller alltså ofta en täljare och en nämnare där täljaren är det tal man vill lyfta fram och nämnaren är det tal man vill jämföra med.
I grund och botten kan en organisation ta fram och använda hur många nyckeltal som helst, men för att lyckas med analysarbetet och beslutsfattandet gäller det att välja rätt!
Organisationens främsta KPI:er ska därför noga väljas ut och ha stort inflytande över de mål man vill uppnå. Det är också viktigt att de är mätbara, att samtliga personer inom organisationen förstår vad de innebär, varför de finns och hur de utvärderas. För när alla förstår vilka krav som ställs på en och vilka mål som finns uppsatta, känner de sig också mer delaktiga och arbetar effektivare.
Därför kan det vara bra att ta fram operativa nyckeltal som är enkla att förstå och använda i verksamheten. Ett operativt nyckeltal kan inom hotellbranschen till exempel vara Omsättning per rum. Man delar alltså omsättningen med antalet tillgängliga rum (RevPAR=Revenue Per Available Room) och kan därigenom jämföra olika hotell med varandra även om hotellen är olika stora.
Inom detaljhandeln finns många andra exempel som Snittköp per kund eller Antal produkter i snitt per kund. Då kan man jämföra butiker med varandra och fundera på varför vissa butiker har högre omsättning per kund eller vad som kan vara skälet till att en del butiker säljer fler varor per köptillfälle.
Att jämföra på det här sättet kallas ofta benchmarking och kan ligga till grund för att man lär sig av varandra inom en organisation, genom att både lyfta fram problem och goda exempel.
Att förstå vikten av att använda rätt KPI:er må vara enkelt, men att faktiskt välja ut rätt tal kan vara betydligt svårare. Så hur går man då tillväga?
Det första man behöver fundera på är vilka olika roller man har i företaget och vad respektive roll behöver för att kunna följa upp och styra sin del av verksamheten. På huvudkontoret kanske man i första hand följer upp finansiella nyckeltal medan exempelvis en hotellchef behöver olika typer av operativa nyckeltal för att styra och utveckla sin verksamhet.
Det kan vara en bra idé att bjuda in olika befattningshavare inom organisationen för att diskutera vilka nyckeltal som är bäst lämpade för dem och vilka som de använder mest. Många gånger finns nyckeltalen redan men man har inte visualiserat dem på ett bra sätt för användarna och de kanske bara finns i en oöverskådlig rapport tillsammans med en mängd annan information. Då kan man också ha en diskussion om hur nyckeltalen ska presenteras, t. ex. i en dashboard med olika grafiska element. Det kan handla om att använda olika typer avindikatorer, grafer och villkorsformateringför att det ska vara enkelt att snabbt se viktiga avvikelser som man behöver fokusera på.
När man väl vet detta är det lämpligt att fundera över vilken data som finns tillgänglig och i vilka system den finns. Man börjar helt enkelt med behovet och kartlägger sedan hur informationsförsörjningen ska gå till, dvs. vilka system och vilka datamängder man behöver integrera med.
Med hjälp av vårt processhjul får ni konkreta tips kring hur ni skapar en givande och strukturerad uppföljning med hjälp av dashboards.
Som beskrivits ovan finns det mängder av olika operativa nyckeltal och de är beroende av organisationens verskamhet och branschtillhörighet. Finansiella mått är däremot tillämpbara oavsett verksamhet. Vanliga finansiella mått och nyckeltal kan vara:
Resultat
Vinstmarginal
KapitalomsättningshasIghet
Räntabilitet på totalt kapital (Rt)
Räntabilitet på eget kapital (Re)
Räntabilitet på sysselsatt kapital (Rsyss)
Residualresultat
EVATM
Likviditet
Soliditet
etc.
Det finns även möjlighet att kombinera finansiella nyckeltal med varandra för att illustrera olika typer av beroenden, exempelvis Hävstångsformeln som illustrerar hur företagets tillgångförvaltning och finansiering påverkar avkastningen. Dupont-modellen å andra sidan visar hur räntabiliteten på totalt kapital kan härledas ur underliggande faktorer som omsättningshastighet på totalt kapital och vinstmarginal.
För att kunna arbeta med nyckeltal på ett effektivt sätt är det viktigt att kunna samla in och analysera data, samt sammanställa dashboards och rapporter och göra dessa tillgängliga för rätt medarbetare inom organisationen.
För att kunna göra detta kan ni med fördel använda er av Mercur Business Control®, marknadens ledande beslutsstödsystem för verksamhetsstyrning. Systemet implementeras enkelt i er organisation och integreras även med nuvarande affärssystem och andra verksamhetssystem.
Är du intresserad av att lära dig mer om Mercur Business Control och hur vi kan hjälpa just er organisation att använda nyckeltal som underlag i beslutsfattandet?
Det finns mycket att beakta vid valet av beslutsstödsystem. Varje organisation har sina prioriteringar och behov. Vi har samlat våra fem bästa tips vid val av beslutsstödsystem.
I denna artikel kan du läsa mer om vad dashboards är, samt hur de kan ge er bättre vägledning i analysen.
Idag väljer allt fler organisationer att implementera ett prognossystem. Men vad är egentligen ett prognossystem och hur kan det hjälpa ert företag? I denna artikel kommer vi att ge dig svaren!
I denna guide går vi bland annat igenom vad affärsutveckling är, samt vilka olika typer av affärsutveckling som finns.
Artificiell Intelligens (AI) AI har stora möjligheter att förbättra beslutsfattandet för finanschefer (CFO:er) genom att tillhandahålla datadrivna insikter, automatisera rutinuppgifter och möjliggöra mer exakta prognoser.
Allt fler företag och organisationer implementerar AI och Maskininlärning för att bli mer konkurrenskraftiga. I den här artikeln berättar vi vad Artificiell Intelligens (AI) och Maskininlärning är och varför det är viktigt för framtiden.
Om du arbetar i en stor organisation är du troligtvis medveten om hur tidskrävande budgetprocessen kan vara. I denna artikel tänkte vi därför berätta hur er organisation kan halvera tiden för budgetprocessen och samtidigt få en mer träffsäker budget.
Budgetsystem är system med funktioner för olika typer av planering. Budgetsystem innehåller färdiga funktioner för att skapa gemensamma budgetmallar för hela organisationen. I stället för att skicka filer lägger användarna sina budgetar i ett system som har en gemensam databas.
I dagens inlägg kommer vi att gå igenom varför KPI:er är viktiga, vilka som ger mest insikt för ekonomiavdelningar och ledningsgrupper samt hur man säkerställer att de faktiskt driver resultat.
xP&A står för Extended Planning and Analysis, och är en utveckling av traditionell planering och analys som integrerar företagets processer kring ekonomisk planering och beslutsfattande.
Idag väljer allt fler företag och organisationer att använda sig av ett BI-verktyg. Men vilket BI-verktyg är egentligen bäst på marknaden? I denna artikel ger vi dig svaren!
Traditionella relationsdatabaser är fortfarande vanligast, men andra typer kommer starkt med NoSQL som modeord. Mercur Solutions har utvecklat egna databasen Veloxic®. Varför?
Läs mer om hur du sparar tid i bokslutsarbetet! Vi ger dig våra bästa tips på funktioner för bättre, snabbare och mindre resurskrävande bokslut
CPM, eller Corporate Performance Management, är en process inom företagsledning som syftar till att mäta och optimera prestandan för en organisation. CPM omfattar en rad olika aktiviteter, inklusive budgetering, planering, prognostisering, rapportering och analys.
Utan en tydlig process för FP&A riskerar företag att fatta beslut i blindo. Budgetar blir en gissningslek, prognoser saknar tillförlitlighet och ledningen saknar nödvändig insikt för att styra verksamheten framåt.
Många företag och organisationer har idag svårigheter med att kunna analysera sitt kassaflöde och uppnå mer precision i bedömningen av sina framtida likvida medel. I denna artikel berättar vi mer om hur er organisation kan arbeta smartare med likviditetsrapporter!
Budget och prognos är två viktiga verktyg som behövs för att styra organisationer. Den ena pekar ut i vilken riktning vi ska gå och den andra styr oss i rätt riktning.
Tid är pengar. Ett uttryck man ofta hör och som det finns stor sanning i. Att gå från manuella processer kring budget, prognos och rapportering till att införa ett beslutsstödsystem som samlar allt på samma plats sparar tid.
I tider av osäkerhet finns ett stort behov av mer frekventa prognoser och av att analysera och jämföra olika framtida scenarion. I denna artikel ger vi dig 5 konkreta tips på hur du simulerar framtida scenarion.
Om du är ute efter tips på effektivare verksamhetsstyrning är det förmodligen något som skulle kunna fungera bättre i din organisation i dagsläget. I denna guide ger vi dig tips på hur du effektiviserar er verksamhetsstyrning.
Varje lyckad förändringsresa börjar med att skapa engagemang och delaktighet. Så även när det kommer till att införa ett systemstöd. Vikten av att få alla användare att verkligen se nyttan med systemet och börja använda det är en av de främsta framgångsfaktorerna.
Vill ni använda er av diagram och dashboards för att få översikt på er data? Då är ni inte ensamma! Vi har dock märkt att steget från de traditionella tabellrapporterna till en färdig dashboard är ganska stort.
Hur designar man rapporter som är enkla att läsa och som fångar blicken? Visste du, till exempel, att det tar dubbelt så lång tid att hitta ett maxvärde i en tabell jämfört med ett diagram?
Idag vänder sig allt fler företag till olika budgetverktyg, men vilket verktyg väljer de egentligen? I denna artikel ger vi dig svaren.
I det här inlägget förklarar vi vad IBP innebär, hur processen brukar se ut samt vilka affärsfördelar den ger. Vi visar även hur rätt system för att hantera detta kan bli en verklig game-changer för din organisation.
Från automatiserade analyser till prediktiva insikter blir AI mer och mer en integrerad del av moderna ekonomifunktioner. Men när det gäller kritiska beslut frågar sig många ledare fortfarande: Hur kan vi använda AI för att fatta beslut smartare och snabbare?
Ekonomistyrning är något som blir allt viktigare inom företag och organisationer. Men vad är egentligen ekonomistyrning? I denna guide berättar vi vad ekonomistyrning är, samt hur det kan hjälpa just er organisation.
Det finns många sätt att styra en verksamhet. Traditionellt sätt har alltid ekonomi och resultat varit avgörande och en bra vägledning i styrningen.
Vad innebär då verksamhetsstyrning?
Rollen som verksamhetsutvecklare har länge funnits inom företag och har alltid haft väldigt breda arbetsuppgifter. Det är en rollbeskrivning som kan se ut nästan hur som helst beroende på var man jobbar. Vad den däremot har gemensamt på nästan alla arbetsplatser i allt högre grad är beroendet av kvalitativa data.
Många organisationer väljer idag budget-och prognosverktyg som stöd för planeringsprocessen, en viktig del i den långsiktiga strategin. I denna guide ger vi dig värdefulla tips att tänka på vid val av budget- och prognosverktyg.
Traditionell budgetering har länge varit standarden för ekonomisk planering i företag. Men idag kan det ofta bli en begränsning snarare än en styrka. En fast budget som sätts månader i förväg bygger ofta på antaganden som snabbt kan bli inaktuella. Här kommer konceptet Beyond Budgeting in i bilden.
För att enklare och effektivare kunna översätta mål till handling, använder sig företag och organisationer av målstyrning. Men vad är egentligen målstyrning och hur fungerar det i praktiken?
Hur lyckas man egentligen med budgetprocessen och hur kan man få ut mer av det arbete som läggs ner?
I de flesta organisationer och företag utgör personalkostnaderna en stor del av totalkostnaden, vilket ställer höga krav på budgetering och prognostisering av dessa kostnader. Men hur går man egentligen tillväga för att förenkla arbetet med personalbudget? I denna artikel ger vi dig svaren!
Funderar ert företag på att implementera ett nytt affärssystem? Eller kanske tvekar ni eftersom processen verkar väldigt komplicerad? I denna artikel berättar vi om fördelarna med att ta hjälp av en affärssystemkonsult.
Spenderar er verksamhet stora mängder pengar och tid på att bygga rapporter med hjälp av konsulter? I denna artikel tänkte vi berätta hur era medarbetare enkelt kan bygga rapporter, helt utan eller med begränsad konsulthjälp.
Den verkliga utmaningen idag är inte att samla in data, utan att snabbt göra den begriplig. Istället för att förlita sig på föråldrade kalkylblad, vänder sig organisationer nu till Business Intelligence (BI). Men hur gör du det egentligen rätt?
För många organisationer kan arbetet med projektbudgetering vara ett tidskrävande och utmanande arbete. Men hur kan man optimera och underlätta detta arbete? I denna artikel ger vi dig svaren!
Business intelligence system (BI-system) används allt oftare inom organisationer. Men vad är egentligen business intelligence? I denna guide berättar vi vad business intelligence är, samt hur det kan hjälpa just din organisation.
När osäkerheten breder ut sig finns ett stort behov av att utveckla styrprocesserna så att de blir mer dynamiska och användbara i den verklighet vi befinner oss.
Med bakgrund i detta har vi tagit fram 5 tips för bättre planering och uppföljning i en tid av ovisshet.
Management Reporting syftar på processen att skapa, analysera och presentera information om olika aspekter av en organisations resultat för att beslutsfattande ska kunna fatta välgrundade beslut om framtiden.
System för beslutsstöd sammanställer data från olika informationskällor för att hjälpa organisationer att fatta mer välgrundade beslut. I denna guide ger vi dig värdefulla tips på hur du hittar rätt system för just din organisation.
I denna artikel går vi igenom vad rullande prognoser är, vilka fördelarna med dessa är, samt vad man ska tänka på vid valet av rullande prognoser.