2020-06-01
När osäkerheten breder ut sig finns ett stort behov av att utveckla styrprocesserna så att de blir mer dynamiska och användbara i den verklighet vi befinner oss. Den budget som kanske togs fram för ett halvår sedan är sannolikt helt inaktuell och kan i bästa fall tjäna som en referenspunkt för något slags normalläge. Och nu tvingas allt fler organisationer att också överge sina senaste prognoser.
Samtidigt som det finns utmaningar finns mycket att vinna på att genomföra ganska enkla förändringar för meningsfull styrning i tider av osäkerhet. Med bakgrund i detta har vi tagit fram 5 tips för bättre planering och uppföljning i en tid av ovisshet.
Det kan ofta finnas motstånd till förändring så för att hitta motivation till att genomföra förändringar behöver vi först och främst acceptera att osäkerhet är ett normaltillstånd.
Först när vi har insikt om att förutsättningarna för vår verksamhet och omvärlden är oförutsägbara uppstår engagemang och samsyn runt behovet av mer dynamiska modeller för styrning och uppföljning. Osäkerhet som tillstånd följer inte bara av enskilda händelser eller företeelser i världen utan finns där hela tiden som ett resultat av till exempel globalisering, ökad konkurrens eller förändrade beteenden och förväntningar hos kunder.
Förändring av styrprocesser kräver även i övrigt en förändrad attityd till syftet med ekonomi- och verksamhetsstyrning och ett mer dynamiskt och situationsanpassat sätt att tänka. Styrning med hjälp av den traditionella klassiska budgetprocessen, där budgeten ses som ett sätt att fördela pengar i organisationen, leder ofta till frågor som Har jag budget för detta?
En mer dynamisk modell och ett förändrat mindset leder däremot till mer strategiska överväganden med frågor som Är detta rätt sak att göra? Det är svårt att föreställa sig en mer fundamental förändring av organisationens drivkrafter när vi går från att ställa enkla frågor till att tänka strategiskt.
Om vi antar att vi accepterat osäkerhet som ett normaltillstånd och att vi har förändrat attityden i riktning mot mer dynamisk styrning, vilka verktyg kan vi då ge våra medarbetare att arbeta med?
I tider av ovisshet är troligen budgeten inaktuell och den senaste prognosen kanske också spelat ut sin roll. Ett tips är att titta på det som faktiskt redan hänt. Med rullande utfallsredovisning som visualiserar trender avslöjas såväl positiva mönster som dysfunktionella beteenden som döljs i traditionell avvikelseanalys mot budget. Använd gärna grafer för att framhäva förhållanden som kräver närmare analys.
I ett instabilt läge behöver vi fokusera på det som vi kan påverka. Vilka fasta och rörliga kostnader finns i organisationen och med vilket tidsperspektiv är de rörliga eller fasta?
Visualisering av intäkter samt fasta och rörliga kostnader stödjer organisationen i viktiga beslut som behöver fattas och ger en tydlig bild av kritiska nivåer och hävstångseffekter.
Att titta närmare på vilka drivare som finns i organisationens affärsmodell är också ett effektivt sätt att lyfta fram förhållanden som kan behöva åtgärdas. Även i det här sammanhanget är rullande visualisering ett användbart verktyg för att undvika felaktiga beslut som kan bli resultatet av traditionell avvikelseanalys.
Det finns många utmaningar med den traditionella budgetprocessen. Vi kan uppleva budgeten som tidskrävande och ibland frustrerande samtidigt som den ofta inte uppfyller de behov vi har avseende styrmedel i organisationen. Det grundläggande problemet är att vi försöker kombinera tre oförenliga syften i samma process – mål, prognos och resursallokering.
Utveckla budgetprocessen genom att dela upp den i tre olika processer: en målstyrningsprocess för vad vi vill ska ske eller vad vi vill uppnå, en prognosprocess för vad vi tror ska ske, dvs. vår bästa bedömning av ett framtida utfall och till sist en resursallokeringsprocess kopplad till strategi. Först då kan vi undvika dysfunktionella beteenden och få en opartisk och rättvisande bild av vart vi är på väg.
Mercur Business Control är en komplett lösning för verksamhetsstyrning och beslutsstöd med funktioner för budget, prognos, målstyrning, rapportering och analys. Systemets omfattande funktioner för visualisering, till exempel med hjälp av olika typer av diagram, och systemets multidimensionella databas gör det väldigt enkelt för användaren att gå från en traditionell avvikelseanalys till ett dynamiskt perspektiv med rullande utfallsredovisning på olika nivåer och med varierande tidsperspektiv.
Förbättrad insikt i förhållanden som behöver uppmärksammas uppnås också av systemets funktioner för att gruppera olika typer av intäkter och kostnader med hjälp av hierarkier eller attribut som kanske inte finns i källsystemen, vilket till exempel möjliggör analys av fasta och rörliga kostnader. Dessutom kan systemets inmatningsfunktioner användas för att uppdatera olika drivare i systemet och med hjälp av kopieringsfunktioner skapas snabbt olika scenarion baserade på förändrade förutsättningar. Det finns även möjlighet att kombinera resultatbaserad analys med att följa upp och prognostisera kassaflöde för att få en komplett bild av organisationens finansiella förmåga.
Mercur Business Control erbjuder även stöd för att dela upp verksamhetsstyrningen i olika processer såsom målstyrning, budget och prognos. Antalet scenarion är helt valfritt och det går att simulera olika scenarion baserade på olika antaganden. Det är enkelt att göra förändringar i systemet för att hantera planering på olika nivåer eller att gå mot mer frekventa eller rullande prognoser. Med ganska små förändringar i systemet kan nya modeller som erbjuder den dynamik som situationen kräver tas fram.
Passa på att lyssna till webinaret med samma tema tillsammans med Knut Fahlén på Ekan Management där vi ger vi dig perspektiv på verksamhetsstyrning och 5 konkreta tips på hur du får bättre planering och uppföljning i tider av osäkerhet.
Sammanfattningsvis så tänk så här när behovet av att utveckla mer dynamiska styrprocesser ökar:
Acceptera osäkerheten som ett normaltillstånd
Utveckla ett mindset som går från enkla budgetfrågor till strategiskt tänkande
Skapa mer dynamik och relevans med rullande utfallsrapportering och prognoser
Fokusera på rörliga och fasta kostnader samt drivare
Separera och utveckla budgetprocessen
Ta dessutom hjälp av systemstöd med funktioner som på ett enkelt sätt möjliggör de förändringar som behövs för ökad dynamik i planering och uppföljning.
Ovanstående artikel är en sammanfattning av seminariet Perspektiv på verksamhetsstyrning – Dynamisk planering och uppföljning i en tid av ovisshet. Seminariet var ett samarbete mellan Ekan Management och Mercur Solutions. De fem tipsen är publicerade med tillstånd av föreläsaren Knut Fahlén, Ekan Management.
Är du intresserad av att veta mer om hur vi på Mercur kan hjälpa er att få bättre kontroll när framtiden blir allt mer oförutsägbar så kontakta oss för mer information. Vi berättar gärna mer i ett möte, på plats eller via webben.
Om du är ute efter tips på effektivare verksamhetsstyrning är det förmodligen något som skulle kunna fungera bättre i din organisation i dagsläget. I denna guide ger vi dig tips på hur du effektiviserar er verksamhetsstyrning.
I dagens inlägg kommer vi att gå igenom varför KPI:er är viktiga, vilka som ger mest insikt för ekonomiavdelningar och ledningsgrupper samt hur man säkerställer att de faktiskt driver resultat.
I denna guide går vi bland annat igenom vad affärsutveckling är, samt vilka olika typer av affärsutveckling som finns.
Den verkliga utmaningen idag är inte att samla in data, utan att snabbt göra den begriplig. Istället för att förlita sig på föråldrade kalkylblad, vänder sig organisationer nu till Business Intelligence (BI). Men hur gör du det egentligen rätt?
Hur designar man rapporter som är enkla att läsa och som fångar blicken? Visste du, till exempel, att det tar dubbelt så lång tid att hitta ett maxvärde i en tabell jämfört med ett diagram?
Allt fler företag och organisationer implementerar AI och Maskininlärning för att bli mer konkurrenskraftiga. I den här artikeln berättar vi vad Artificiell Intelligens (AI) och Maskininlärning är och varför det är viktigt för framtiden.
Idag väljer allt fler företag och organisationer att använda sig av ett BI-verktyg. Men vilket BI-verktyg är egentligen bäst på marknaden? I denna artikel ger vi dig svaren!
Traditionella relationsdatabaser är fortfarande vanligast, men andra typer kommer starkt med NoSQL som modeord. Mercur Solutions har utvecklat egna databasen Veloxic®. Varför?
Idag vänder sig allt fler företag till olika budgetverktyg, men vilket verktyg väljer de egentligen? I denna artikel ger vi dig svaren.
I det här inlägget förklarar vi vad IBP innebär, hur processen brukar se ut samt vilka affärsfördelar den ger. Vi visar även hur rätt system för att hantera detta kan bli en verklig game-changer för din organisation.
Budgetsystem är system med funktioner för olika typer av planering. Budgetsystem innehåller färdiga funktioner för att skapa gemensamma budgetmallar för hela organisationen. I stället för att skicka filer lägger användarna sina budgetar i ett system som har en gemensam databas.
System för beslutsstöd sammanställer data från olika informationskällor för att hjälpa organisationer att fatta mer välgrundade beslut. I denna guide ger vi dig värdefulla tips på hur du hittar rätt system för just din organisation.
Det finns mycket att beakta vid valet av beslutsstödsystem. Varje organisation har sina prioriteringar och behov. Vi har samlat våra fem bästa tips vid val av beslutsstödsystem.
För att enklare och effektivare kunna översätta mål till handling, använder sig företag och organisationer av målstyrning. Men vad är egentligen målstyrning och hur fungerar det i praktiken?
I de flesta organisationer och företag utgör personalkostnaderna en stor del av totalkostnaden, vilket ställer höga krav på budgetering och prognostisering av dessa kostnader. Men hur går man egentligen tillväga för att förenkla arbetet med personalbudget? I denna artikel ger vi dig svaren!
Om du arbetar i en stor organisation är du troligtvis medveten om hur tidskrävande budgetprocessen kan vara. I denna artikel tänkte vi därför berätta hur er organisation kan halvera tiden för budgetprocessen och samtidigt få en mer träffsäker budget.
Idag väljer allt fler organisationer att implementera ett prognossystem. Men vad är egentligen ett prognossystem och hur kan det hjälpa ert företag? I denna artikel kommer vi att ge dig svaren!
I tider av osäkerhet finns ett stort behov av mer frekventa prognoser och av att analysera och jämföra olika framtida scenarion. I denna artikel ger vi dig 5 konkreta tips på hur du simulerar framtida scenarion.
CPM, eller Corporate Performance Management, är en process inom företagsledning som syftar till att mäta och optimera prestandan för en organisation. CPM omfattar en rad olika aktiviteter, inklusive budgetering, planering, prognostisering, rapportering och analys.
Från automatiserade analyser till prediktiva insikter blir AI mer och mer en integrerad del av moderna ekonomifunktioner. Men när det gäller kritiska beslut frågar sig många ledare fortfarande: Hur kan vi använda AI för att fatta beslut smartare och snabbare?
Med hjälp av rätt utvalda nyckeltal kan både små och stora organisationer driva rätt beteenden som stämmer överens med de mål och strategier som finns. Men hur går man egentligen tillväga för att hitta rätt nyckeltal och använda dem som underlag i beslutsfattandet?
Budget och prognos är två viktiga verktyg som behövs för att styra organisationer. Den ena pekar ut i vilken riktning vi ska gå och den andra styr oss i rätt riktning.
Utan en tydlig process för FP&A riskerar företag att fatta beslut i blindo. Budgetar blir en gissningslek, prognoser saknar tillförlitlighet och ledningen saknar nödvändig insikt för att styra verksamheten framåt.
Management Reporting syftar på processen att skapa, analysera och presentera information om olika aspekter av en organisations resultat för att beslutsfattande ska kunna fatta välgrundade beslut om framtiden.
Spenderar er verksamhet stora mängder pengar och tid på att bygga rapporter med hjälp av konsulter? I denna artikel tänkte vi berätta hur era medarbetare enkelt kan bygga rapporter, helt utan eller med begränsad konsulthjälp.
I denna artikel går vi igenom vad rullande prognoser är, vilka fördelarna med dessa är, samt vad man ska tänka på vid valet av rullande prognoser.
I denna artikel kan du läsa mer om vad dashboards är, samt hur de kan ge er bättre vägledning i analysen.
Funderar ert företag på att implementera ett nytt affärssystem? Eller kanske tvekar ni eftersom processen verkar väldigt komplicerad? I denna artikel berättar vi om fördelarna med att ta hjälp av en affärssystemkonsult.
Ekonomistyrning är något som blir allt viktigare inom företag och organisationer. Men vad är egentligen ekonomistyrning? I denna guide berättar vi vad ekonomistyrning är, samt hur det kan hjälpa just er organisation.
Business intelligence system (BI-system) används allt oftare inom organisationer. Men vad är egentligen business intelligence? I denna guide berättar vi vad business intelligence är, samt hur det kan hjälpa just din organisation.
Vill ni använda er av diagram och dashboards för att få översikt på er data? Då är ni inte ensamma! Vi har dock märkt att steget från de traditionella tabellrapporterna till en färdig dashboard är ganska stort.
Läs mer om hur du sparar tid i bokslutsarbetet! Vi ger dig våra bästa tips på funktioner för bättre, snabbare och mindre resurskrävande bokslut
Varje lyckad förändringsresa börjar med att skapa engagemang och delaktighet. Så även när det kommer till att införa ett systemstöd. Vikten av att få alla användare att verkligen se nyttan med systemet och börja använda det är en av de främsta framgångsfaktorerna.
För många organisationer kan arbetet med projektbudgetering vara ett tidskrävande och utmanande arbete. Men hur kan man optimera och underlätta detta arbete? I denna artikel ger vi dig svaren!
Rollen som verksamhetsutvecklare har länge funnits inom företag och har alltid haft väldigt breda arbetsuppgifter. Det är en rollbeskrivning som kan se ut nästan hur som helst beroende på var man jobbar. Vad den däremot har gemensamt på nästan alla arbetsplatser i allt högre grad är beroendet av kvalitativa data.
Traditionell budgetering har länge varit standarden för ekonomisk planering i företag. Men idag kan det ofta bli en begränsning snarare än en styrka. En fast budget som sätts månader i förväg bygger ofta på antaganden som snabbt kan bli inaktuella. Här kommer konceptet Beyond Budgeting in i bilden.
Tid är pengar. Ett uttryck man ofta hör och som det finns stor sanning i. Att gå från manuella processer kring budget, prognos och rapportering till att införa ett beslutsstödsystem som samlar allt på samma plats sparar tid.
xP&A står för Extended Planning and Analysis, och är en utveckling av traditionell planering och analys som integrerar företagets processer kring ekonomisk planering och beslutsfattande.
Många organisationer väljer idag budget-och prognosverktyg som stöd för planeringsprocessen, en viktig del i den långsiktiga strategin. I denna guide ger vi dig värdefulla tips att tänka på vid val av budget- och prognosverktyg.
Hur lyckas man egentligen med budgetprocessen och hur kan man få ut mer av det arbete som läggs ner?
Det finns många sätt att styra en verksamhet. Traditionellt sätt har alltid ekonomi och resultat varit avgörande och en bra vägledning i styrningen.
Vad innebär då verksamhetsstyrning?
Många företag och organisationer har idag svårigheter med att kunna analysera sitt kassaflöde och uppnå mer precision i bedömningen av sina framtida likvida medel. I denna artikel berättar vi mer om hur er organisation kan arbeta smartare med likviditetsrapporter!
Artificiell Intelligens (AI) AI har stora möjligheter att förbättra beslutsfattandet för finanschefer (CFO:er) genom att tillhandahålla datadrivna insikter, automatisera rutinuppgifter och möjliggöra mer exakta prognoser.