Dynamisk planering och uppföljning i en tid av ovisshet
– 5 tips och praktiska exempel

När osäkerheten breder ut sig finns ett stort behov av att utveckla styrprocesserna så att de blir mer dynamiska och användbara i den verklighet vi befinner oss. Den budget som kanske togs fram för ett halvår sedan är sannolikt helt inaktuell och kan i bästa fall tjäna som en referenspunkt för något slags normalläge. Och nu tvingas allt fler organisationer att också överge sina senaste prognoser. 

5 tips för bättre planering och uppföljning 

Samtidigt som det finns utmaningar finns mycket att vinna på att genomföra ganska enkla förändringar för meningsfull styrning i tider av osäkerhet. Med bakgrund i detta har vi tagit fram 5 tips för bättre planering och uppföljning i en tid av ovisshet. 

1. Acceptera osäkerheten som ett normaltillstånd

Det kan ofta finnas motstånd till förändring så för att hitta motivation till att genomföra förändringar behöver vi först och främst acceptera att osäkerhet är ett normaltillstånd. 

Först när vi har insikt om att förutsättningarna för vår verksamhet och omvärlden är oförutsägbara uppstår engagemang och samsyn runt behovet av mer dynamiska modeller för styrning och uppföljning. Osäkerhet som tillstånd följer inte bara av enskilda händelser eller företeelser i världen utan finns där hela tiden som ett resultat av till exempel globalisering, ökad konkurrens eller förändrade beteenden och förväntningar hos kunder.

2. Ett förändrat mindset – från budgetstyrt till strategiskt tänkande

Förändring av styrprocesser kräver även i övrigt en förändrad attityd till syftet med ekonomi- och verksamhetsstyrning och ett mer dynamiskt och situationsanpassat sätt att tänka. Styrning med hjälp av den traditionella klassiska budgetprocessen, där budgeten ses som ett sätt att fördela pengar i organisationen, leder ofta till frågor som Har jag budget för detta? 

En mer dynamisk modell och ett förändrat mindset leder däremot till mer strategiska överväganden med frågor som Är detta rätt sak att göra? Det är svårt att föreställa sig en mer fundamental förändring av organisationens drivkrafter när vi går från att ställa enkla frågor till att tänka strategiskt.

3. Visualisering av rullande utfall för ökad förståelse och engagemang

Om vi antar att vi accepterat osäkerhet som ett normaltillstånd och att vi har förändrat attityden i riktning mot mer dynamisk styrning, vilka verktyg kan vi då ge våra medarbetare att arbeta med? 

I tider av ovisshet är troligen budgeten inaktuell och den senaste prognosen kanske också spelat ut sin roll. Ett tips är att titta på det som faktiskt redan hänt. Med rullande utfallsredovisning som visualiserar trender avslöjas såväl positiva mönster som dysfunktionella beteenden som döljs i traditionell avvikelseanalys mot budget. Använd gärna grafer för att framhäva förhållanden som kräver närmare analys. 

4. Fokusera på rörliga och fasta kostnader samt drivare

I ett instabilt läge behöver vi fokusera på det som vi kan påverka. Vilka fasta och rörliga kostnader finns i organisationen och med vilket tidsperspektiv är de rörliga eller fasta? 

Visualisering av intäkter samt fasta och rörliga kostnader stödjer organisationen i viktiga beslut som behöver fattas och ger en tydlig bild av kritiska nivåer och hävstångseffekter. 

Att titta närmare på vilka drivare som finns i organisationens affärsmodell är också ett effektivt sätt att lyfta fram förhållanden som kan behöva åtgärdas. Även i det här sammanhanget är rullande visualisering ett användbart verktyg för att undvika felaktiga beslut som kan bli resultatet av traditionell avvikelseanalys.

5. Separera och utveckla budgetprocessen

Det finns många utmaningar med den traditionella budgetprocessen. Vi kan uppleva budgeten som tidskrävande och ibland frustrerande samtidigt som den ofta inte uppfyller de behov vi har avseende styrmedel i organisationen. Det grundläggande problemet är att vi försöker kombinera tre oförenliga syften i samma process – mål, prognos och resursallokering. 

Utveckla budgetprocessen genom att dela upp den i tre olika processer: en målstyrningsprocess för vad vi vill ska ske eller vad vi vill uppnå, en prognosprocess för vad vi tror ska ske, dvs. vår bästa bedömning av ett framtida utfall och till sist en resursallokeringsprocess kopplad till strategi. Först då kan vi undvika dysfunktionella beteenden och få en opartisk och rättvisande bild av vart vi är på väg.

Dynamiskt systemstöd för verksamhetsstyrning och beslutsstöd

Mercur Business Control är en komplett lösning för verksamhetsstyrning och beslutsstöd med funktioner för budget, prognos, målstyrning, rapportering och analys. Systemets omfattande funktioner för visualisering, till exempel med hjälp av olika typer av diagram, och systemets multidimensionella databas gör det väldigt enkelt för användaren att gå från en traditionell avvikelseanalys till ett dynamiskt perspektiv med rullande utfallsredovisning på olika nivåer och med varierande tidsperspektiv. 

Förbättrad insikt i förhållanden som behöver uppmärksammas uppnås också av systemets funktioner för att gruppera olika typer av intäkter och kostnader med hjälp av hierarkier eller attribut som kanske inte finns i källsystemen, vilket till exempel möjliggör analys av fasta och rörliga kostnader. Dessutom kan systemets inmatningsfunktioner användas för att uppdatera olika drivare i systemet och med hjälp av kopieringsfunktioner skapas snabbt olika scenarion baserade på förändrade förutsättningar. Det finns även möjlighet att kombinera resultatbaserad analys med att följa upp och prognostisera kassaflöde för att få en komplett bild av organisationens finansiella förmåga.

Mercur Business Control erbjuder även stöd för att dela upp verksamhetsstyrningen i olika processer såsom målstyrning, budget och prognos. Antalet scenarion är helt valfritt och det går att simulera olika scenarion baserade på olika antaganden. Det är enkelt att göra förändringar i systemet för att hantera planering på olika nivåer eller att gå mot mer frekventa eller rullande prognoser. Med ganska små förändringar i systemet kan nya modeller som erbjuder den dynamik som situationen kräver tas fram.

Vill du veta mer? 

Passa på att lyssna till webinaret med samma tema tillsammans med Knut Fahlén på Ekan Management där vi ger vi dig perspektiv på verksamhetsstyrning och 5 konkreta tips på hur du får bättre planering och uppföljning i tider av osäkerhet. 

Sammanfattning

Sammanfattningsvis så tänk så här när behovet av att utveckla mer dynamiska styrprocesser ökar:

  1. Acceptera osäkerheten som ett normaltillstånd

  2. Utveckla ett mindset som går från enkla budgetfrågor till strategiskt tänkande

  3. Skapa mer dynamik och relevans med rullande utfallsrapportering och prognoser

  4. Fokusera på rörliga och fasta kostnader samt drivare 

  5. Separera och utveckla budgetprocessen

Ta dessutom hjälp av systemstöd med funktioner som på ett enkelt sätt möjliggör de förändringar som behövs för ökad dynamik i planering och uppföljning.

 

Ovanstående artikel är en sammanfattning av seminariet Perspektiv på verksamhetsstyrning – Dynamisk planering och uppföljning i en tid av ovisshet. Seminariet var ett samarbete mellan Ekan Management och Mercur Solutions. De fem tipsen är publicerade med tillstånd av föreläsaren Knut Fahlén, Ekan Management.

Vi hjälper dig gärna! Kontakta oss!

Är du intresserad av att veta mer om hur vi på Mercur kan hjälpa er att få bättre kontroll när framtiden blir allt mer oförutsägbar så kontakta oss för mer information. Vi berättar gärna mer i ett möte, på plats eller via webben.







Prenumerera på vårt nyhetsbrev

 

Mercur Solutions AB

Mercur Solutions AB är ett svenskt företag som har över 40 års erfarenhet av att leverera lösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Vi är marknadsledande och skapar kundvärde i form av bättre resultat och högre effektivitet.

Huvudkontor Solna

Mercur Solutions AB
Vretenvägen 13, SE-171 54 Solna
Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Kontor Malmö

Stortorget 3, SE-211 22 Malmö

Kontor Göteborg

Östra Hamngatan 17, SE-411 10 Göteborg

United Kingdom

Ocean House, The Ring, Bracknell RG12 1AX, United Kingdom