Vilket budgetverktyg väljer företag?

Idag använder sig allt fler företag av olika budgetverktyg, men vad ska man tänka på vid valet av budgetverktyg? I denna artikel ger vi dig svaren.

Den årliga budgetprocessen är något som de flesta företag och organisationer lägger väldigt mycket tid på. Samtidigt som det är viktigt att lägga budgetar och planera för framtiden så måste företag idag kunna navigera genom ständiga förändringar, något som kräver att man kan analysera och agera snabbt. 

Som stöd vid valet av budgetverktyg har vi sammanställt för- och nackdelar med fyra olika kategorier av lösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd.

Läs mer: 5 tips för en lyckad budgetprocess

4 olika typer av lösningar för budget och prognos

De lösningar som företag och organisationer väljer att använda för budget och prognos kan grovt delas in i följande kategorier:

ERP-system (affärssystem)

Många leverantörer av affärssystem erbjuder vissa funktioner för budget och prognos.

Styrkor: Systemet finns ofta redan i organisationen, tillgång till utfallsdata från redovisningen, såväl bokföring som sidoordnad redovisning (anläggningsregister, orderbok, kund- och leverantörsreskontra etc.).

Svagheter: Styrkan i ERP-system ligger just i hanteringen av bokföringstransaktioner medan användargränssnittet har begränsningar för att skapa användarvänliga vyer får budget, prognos, rapportering och analys. Transaktioner lagras i en relationsdatabas som inte lämpar sig för flerdimensionell analys. Verksamhetsstyrningsprocesser kräver ofta information som finns lagrad i databaser utanför ERP-systemet, till exempel HR-system och då är det viktigt att ha en lösning som är framtagen för effektiva integrationer snarare än att den är en del av ERP-systemet.

Kalkylark, vanligtvis Excel

Den i särklass vanligaste lösningen när det gäller budget och prognos är fortfarande att använda Excel, ofta i kombination med ERP-systemet eller andra standardkomponenter på marknaden. 

Styrkor: Excel är vanligt förekommande och kunskaper i systemet är utbrett bland controllers och ekonomichefer. Systemet erbjuder flexibilitet och många funktioner för den enskilde medarbetaren. Andra fördelar som många förknippar med Excel är dess låga kostnad, kraftfulla beräkningar, snabba modelleringar och användarvänligheten.

Svagheter: Trots att Excel är ett fantastiskt verktyg med många fördelar så är det inte byggt för att vara ett budgetverktyg, vilket gör att många företag stöter på stora utmaningar med programmet. Excel passar bäst för den individuella medarbetarens arbete. Det är inte en lösning som är lämpad när användare ska samarbeta i en gemensam process då den exempelvis saknar gemensam databas, processverktyg, behörighetssystem, validering av data mm. Många organisationer inser tyvärr för sent att de vuxit ur sin Excel-lösning och tvingas se hur en ökande mängd manuellt arbete krävs för att hantera löst integrerade och personberoende ”budgetsnurror”.

Lösningar baserade på flera olika systemkomponenter

En tredje kategori av lösningar för budget och prognos är de som uppstår genom integration av olika systemkomponenter. Det handlar ofta om Excel med en bakomliggande standarddatabas men de kan även bestå av en BI-lösning för rapportering och analys som utökats med en komponent för planering.

Styrkor: Kompetens om de ingående komponenterna kan i vissa delar vara allmänt förekommande.

Svagheter: Nackdelen med denna typ av lösningar är just att den består av olika komponenter som från början inte var avsedda att samverka. Utmaningarna med integrationen kan ibland vara svåröverstigliga och leda till oönskade arbetsmoment för såväl användare som systemadministratörer och lösningen blir tekniskt sett onödigt komplicerad att förvalta.

Standardsystem för budget och prognos med beslutsstödsfunktioner 

Medelstora och större organisationer överväger i allt större utsträckning att införa standardsystem för verksamhetsstyrning. Denna typ av system kännetecknas av att de från början är framtagna för att innehålla alla funktioner för budget, prognos, rapportering och analys inom ramen för en och samma lösning.

Svagheter: Lösningen kräver ibland kompetens som inte automatiskt finns i organisationen, vilket kan innebära ett visst utbildningsbehov hos de medarbetare som ska administrera den.

Styrkor: Fördelarna med den här typen av lösning är just den heltäckande funktionaliteten för verksamhetsstyrningsprocesserna. Ofta kan systemet definieras så att det med enkelhet och tydlighet kan vägleda även ovana användare genom budget- och prognosprocesserna. Att det dessutom finns ett direkt samband med funktionerna för rapportering och analys ökar värdet och förenklar den tekniska lösningen.

Mercur Business Control® 

Mercur Business Control® tillhör den sista kategorin - standardsystem för budget och prognos med beslutsstödsfunktioner. På grund av dess användarvänlighet för såväl systemadministratörer som användare kräver lösningen väldigt lite utbildning och är enkel att implementera och anpassa efter behoven i er organisation. 

Med Mercur Business Control® slipper ni löst integrerade komponenter och manuellt arbete och får kontinuerlig tillgång till aktuell information som sparas av användarna till systemets databas. Systemet har färdiga funktioner för att skapa en gemensam, robust och säker lösning för budget, prognos, rapportering och analys.

Mercur Business Control® kan användas för budgetering, prognostisering, rapportering, analys och målstyrning, vilket gör att ni får ett komplett system som har möjlighet att effektivisera samtliga områden inom organisationen.
Läs mer om Mercur Business Control® 

Vill du veta mer? Kontakta oss för mer information!







Prenumerera på vårt nyhetsbrev

 

Mercur Solutions AB

Mercur Solutions AB är ett svenskt företag som har över 40 års erfarenhet av att leverera lösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Vi är marknadsledande och skapar kundvärde i form av bättre resultat och högre effektivitet.

Huvudkontor Solna

Mercur Solutions AB
Vretenvägen 13, SE-171 54 Solna
Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Kontor Malmö

Stortorget 3, SE-211 22 Malmö

Kontor Göteborg

Kyrkogatan 24, SE-411 15 Göteborg

United Kingdom

Ocean House, The Ring, Bracknell RG12 1AX, United Kingdom