2020-12-03
Många företag och organisationer kämpar med mycket manuellt arbete för att leverera sina bokslut med hög kvalitet och i tid för att möta såväl interna som externa krav på aktuell information.
Därför strävar många efter att korta ned tiden för såväl års- som periodbokslut samtidigt som man vill höja kvaliteten och göra relevant information tillgänglig för medarbetare på alla nivåer.
Mercur Business Control® är ett system för verksamhetsstyrning och beslutsstöd som erbjuder många standardfunktioner som kan hjälpa till i bokslutsarbetet. Många av dem har tagits fram baserat på kundönskemål och är ett resultat av Mercurs långa erfarenhet. Mercur Business Control® kan installeras och konfigureras på kort tid och investeringen ger ofta kostnadsbesparingar som leder till en återbetalningstid på ett till två år.
Mercur Business Control® hanterar såväl legal information för externa bokslut som operativ information för den interna uppföljningen, vilket sammantaget leder till rapportering med större affärsnytta för organisationen. Genom att i stora delar automatisera arbetsmoment i bokslutet sparas mycket tid som i stället kan ägnas åt värdeskapande analys och till att förse organisationen med relevant information som stöd för bättre beslut och genomförande av operativa åtgärder.
Mercur kan användas inom alla områden inom verksamhetsstyrning och beslutsstöd men i den här artikelns ska vi titta närmare på funktionalitet för bättre och snabbare bokslutsarbete, vilket kan grupperas i följande områden:
Import av data
Valutaomräkning
Konsolidering
Avstämningshjälp
Bokslutsrapporter
Arbetsprocesskontroll
Behörighetssystem
Läs mer om respektive område nedan!
Givetvis kan underlagen för boksluten samlas in och lagras i databasen via systemets blanketter för inmatning, men för att reducera behovet av manuell inmatning av utfallsvärden har Mercur Business Control® en fullständig integrationsmodul för konstruktion av gränssnitt mot de flesta typer av databaser och textfiler. Det är vanligt att man låter strukturen i huvudboken i affärssystemet ligga till grund för den legala strukturen men även olika operativa begrepp som till exempel avdelning, kund, marknad och produkt kan importeras från huvudboken, sidoordnad bokföring eller andra system.
Systemets blanketter för inmatning kan däremot ofta komma till användning för justeringar som behöver göras genom manuella bokningar.
Importerna kan schemaläggas eller ske löpande i realtid med systemets funktioner för direktuppdateringar. Den senare varianten kan vara extra användbar i bokslutstider när man vill att förändringar i bokföringen ska återspeglas direkt i rapporterna i Mercur Business Control®
Mercur Business Control® erbjuder dessutom många olika integrationsmöjligheter med Microsoft Office vilket kan vara till stor nytta när man vill effektivisera bokslutsarbetet, både vad gäller avstämningsarbetet och vid framtagning av rapportpaket. Det går även att uppdatera exempelvis rapportmallar i Excel direkt från Mercurs databas med hjälp av ett Excel-tillägg med funktionen MERCURSELECT.
Mercur Business Control® inkluderar ett avancerat stöd för valutaomräkning som tillåter att data lagras i flera olika valutor. Dessa poster kan sedan räknas om till en vald valuta i samma ögonblick som rapporten öppnas, något som leder till ytterligare sparad tid i bokslutsarbetet. Systemet kan dessutom räkna om till olika målvalutor vilket höjer affärsnyttan genom möjligheten att analysera utfallet rensat för valutaeffekter.
Konsolidering sker automatiskt till samtliga hierarkiska nivåer, exempelvis organisatoriska enheter, kontogrupper eller rapportrader, vilket säkerställer att samtliga rapporter alltid är uppdaterade på alla nivåer med de senaste bokningarna från källsystemen eller med manuellt inmatade justeringar. Mercur Business Control® kan på ett enkelt sätt hantera flera bolag i en och samma installation och erbjuder möjlighet att eliminera interna transaktioner antingen automatiskt eller manuellt på valfri nivå.
För att ytterligare snabba upp bokslutsprocesserna erbjuder Mercur Business Control® många funktioner som kan underlätta arbetet med att stämma av och kvalitetssäkra boksluten. Alla rapporter har som standard olika typer av analysfunktioner som Drill Down, Twist & Turn för spontananalys och transaktionsläge.
I transaktionsläget erbjuds väldigt användbara sorterings- och sökfunktioner samt koppling till eventuellt elektroniskt fakturahanteringssystem. En annan användbar funktion i transaktionsläget är funktionen Hitta liknande som används om man vill lista alla transaktioner som till exempel har samma verifikat-, konto- eller projektnummer som den transaktion som markerats på skärmen.
Det går även att skapa speciella avstämningsrapporter, exempelvis för avstämning av betalningar och bankkonton genom att importera kontoinformation för avstämning med bokföringen.
För att sätta fokus på stora avvikelser mot tidigare bokslut rekommenderas användandet av indikatorer för att göra sambandskontroller, vilka dessutom kan användas för att förtydliga statusen för enskilda bokslutsposter i avstämningslistor.
Att enkelt kunna förse organisationen och dess revisorer med rapporter och underlag för bokslutsavstämningar är något som spar mycket tid och arbete. Med Mercurs funktioner för att skapa gemensamma filbaserade rapportpaket och definiera mappstrukturer för de exporterade filerna kan arbetet med avstämningsunderlag till stor del automatiseras. Det är också möjligt att inkludera bifogade dokument i exporten av rapportpaketen, vilket kommer att underlätta för de som använder den här funktionen för att göra bokslutsavstämningar. Om du exempelvis genererar ett rapportpaket där varje rapportinstans representerar ett konto, så kanske du vill att alla rapporter för konton som tillhör en viss rad i balansräkningen ska läggas i mappen för den rapportraden. Alternativt kan konton grupperas efter kontoklasser eller kontogrupper. Det är helt valfritt och systemadministratören kan på egen hand bestämma vilka avstämningsrapporter med tillhörande bilagor som ska läggas i respektive mapp.
Mercur Business Control® har en kraftfull och flexibel rapportgenerator med vilken man kan skapa rapporter med just den struktur och layout som organisationen efterfrågar. Inte bara resultat- och balansräkningar utan även bokslutsbilagor och noter samt specifikationer, som till exempel kassaflödesanalys, kan presenteras på skärmen, exporteras till MS Office eller kombineras till hela rapportpaket, vilka kan distribueras med e-post såväl schemalagt som manuellt.
Alla rapporter har de ovan beskrivna analysfunktionerna så man kan enkelt gå från till exempel en bokslutsbilaga till att specificera underliggande detaljer, vilket spar tid såväl i den egna organisationen som för den som ska granska bokslutet. De finns även möjlighet att lämna kommentarer och bifoga dokument till bokslutet, både för enskilda värden och generellt på olika nivåer för hela bokslutsrapporten, vilka kan sparas till nästa bokslutstillfälle för fortsatt redigering så att man slipper upprepa kommentarer som gäller för flera periodbokslut.
Ta del av webinaret där vi ger dig en helhetssyn på hur ett systemstöd kan underlätta och effektivisera bokslutsprocessen så att resultatet av arbetet kan användas på ett värdeskapande sätt i verksamheten.
När verksamheten växer och man behöver delegera ut ansvar för olika delar till olika medarbetare i bokslutsprocessen ökar behovet av verktyg för att hantera olika ansvarsområden, arbetsuppgifter, tidsplaner och liknande.
Med arbetsprocesskontrollen kan man definiera vad som skall göras och vem som skall göra vad i en bokslutsprocess. Man kan dessutom övervaka processen och hela tiden se vad statusen är för varje del i processen, exempelvis vilka delar som är inte är påbörjade eller som närmar sig deadline samt vilka som är klarmarkerade, granskade och godkända.
Givetvis har Mercur Business Control® ett komplett behörighetssystem som stödjer ett delegerat arbetssätt i bokslutsprocessen. Behörigheterna kan delas in i tre olika typer av behörigheter - funktionsbehörigheter, rapportbehörigheter och databehörigheter. Det går även att definiera djup på databehörigheter så att vissa användare kan få se en summerad rapport utan att komma åt alla underliggande dataposter. En annan användbar funktion i bokslutsarbetet är rapportspecifika behörigheter som låter användare ha tillgång till större datamängder för specifika rapporter, till exempel för att kunna utföra avstämningsarbete.
Är du också intresserad av effektivare bokslutsrapportering med högre kvalitet? Gör som många andra kunder som sparat dagar eller veckor i bokslutsarbetet och kontakta oss på Mercur Solutions för att diskutera vilka lösningar och förbättringar vi kan hjälpa till med för just er organisation.
CPM, eller Corporate Performance Management, är en process inom företagsledning som syftar till att mäta och optimera prestandan för en organisation. CPM omfattar en rad olika aktiviteter, inklusive budgetering, planering, prognostisering, rapportering och analys.
Utan en tydlig process för FP&A riskerar företag att fatta beslut i blindo. Budgetar blir en gissningslek, prognoser saknar tillförlitlighet och ledningen saknar nödvändig insikt för att styra verksamheten framåt.
Det finns många sätt att styra en verksamhet. Traditionellt sätt har alltid ekonomi och resultat varit avgörande och en bra vägledning i styrningen.
Vad innebär då verksamhetsstyrning?
Management Reporting syftar på processen att skapa, analysera och presentera information om olika aspekter av en organisations resultat för att beslutsfattande ska kunna fatta välgrundade beslut om framtiden.
Rollen som verksamhetsutvecklare har länge funnits inom företag och har alltid haft väldigt breda arbetsuppgifter. Det är en rollbeskrivning som kan se ut nästan hur som helst beroende på var man jobbar. Vad den däremot har gemensamt på nästan alla arbetsplatser i allt högre grad är beroendet av kvalitativa data.
Om du arbetar i en stor organisation är du troligtvis medveten om hur tidskrävande budgetprocessen kan vara. I denna artikel tänkte vi därför berätta hur er organisation kan halvera tiden för budgetprocessen och samtidigt få en mer träffsäker budget.
I de flesta organisationer och företag utgör personalkostnaderna en stor del av totalkostnaden, vilket ställer höga krav på budgetering och prognostisering av dessa kostnader. Men hur går man egentligen tillväga för att förenkla arbetet med personalbudget? I denna artikel ger vi dig svaren!
Med hjälp av rätt utvalda nyckeltal kan både små och stora organisationer driva rätt beteenden som stämmer överens med de mål och strategier som finns. Men hur går man egentligen tillväga för att hitta rätt nyckeltal och använda dem som underlag i beslutsfattandet?
Idag väljer allt fler företag och organisationer att använda sig av ett BI-verktyg. Men vilket BI-verktyg är egentligen bäst på marknaden? I denna artikel ger vi dig svaren!
I tider av osäkerhet finns ett stort behov av mer frekventa prognoser och av att analysera och jämföra olika framtida scenarion. I denna artikel ger vi dig 5 konkreta tips på hur du simulerar framtida scenarion.
I dagens inlägg kommer vi att gå igenom varför KPI:er är viktiga, vilka som ger mest insikt för ekonomiavdelningar och ledningsgrupper samt hur man säkerställer att de faktiskt driver resultat.
För många organisationer kan arbetet med projektbudgetering vara ett tidskrävande och utmanande arbete. Men hur kan man optimera och underlätta detta arbete? I denna artikel ger vi dig svaren!
Budget och prognos är två viktiga verktyg som behövs för att styra organisationer. Den ena pekar ut i vilken riktning vi ska gå och den andra styr oss i rätt riktning.
Idag vänder sig allt fler företag till olika budgetverktyg, men vilket verktyg väljer de egentligen? I denna artikel ger vi dig svaren.
För att enklare och effektivare kunna översätta mål till handling, använder sig företag och organisationer av målstyrning. Men vad är egentligen målstyrning och hur fungerar det i praktiken?
Allt fler företag och organisationer implementerar AI och Maskininlärning för att bli mer konkurrenskraftiga. I den här artikeln berättar vi vad Artificiell Intelligens (AI) och Maskininlärning är och varför det är viktigt för framtiden.
xP&A står för Extended Planning and Analysis, och är en utveckling av traditionell planering och analys som integrerar företagets processer kring ekonomisk planering och beslutsfattande.
Hur designar man rapporter som är enkla att läsa och som fångar blicken? Visste du, till exempel, att det tar dubbelt så lång tid att hitta ett maxvärde i en tabell jämfört med ett diagram?
Ekonomistyrning är något som blir allt viktigare inom företag och organisationer. Men vad är egentligen ekonomistyrning? I denna guide berättar vi vad ekonomistyrning är, samt hur det kan hjälpa just er organisation.
Det finns mycket att beakta vid valet av beslutsstödsystem. Varje organisation har sina prioriteringar och behov. Vi har samlat våra fem bästa tips vid val av beslutsstödsystem.
Vill ni använda er av diagram och dashboards för att få översikt på er data? Då är ni inte ensamma! Vi har dock märkt att steget från de traditionella tabellrapporterna till en färdig dashboard är ganska stort.
Många organisationer väljer idag budget-och prognosverktyg som stöd för planeringsprocessen, en viktig del i den långsiktiga strategin. I denna guide ger vi dig värdefulla tips att tänka på vid val av budget- och prognosverktyg.
Många företag och organisationer har idag svårigheter med att kunna analysera sitt kassaflöde och uppnå mer precision i bedömningen av sina framtida likvida medel. I denna artikel berättar vi mer om hur er organisation kan arbeta smartare med likviditetsrapporter!
Budgetsystem är system med funktioner för olika typer av planering. Budgetsystem innehåller färdiga funktioner för att skapa gemensamma budgetmallar för hela organisationen. I stället för att skicka filer lägger användarna sina budgetar i ett system som har en gemensam databas.
Hur lyckas man egentligen med budgetprocessen och hur kan man få ut mer av det arbete som läggs ner?
I denna artikel går vi igenom vad rullande prognoser är, vilka fördelarna med dessa är, samt vad man ska tänka på vid valet av rullande prognoser.
Traditionella relationsdatabaser är fortfarande vanligast, men andra typer kommer starkt med NoSQL som modeord. Mercur Solutions har utvecklat egna databasen Veloxic®. Varför?
Om du är ute efter tips på effektivare verksamhetsstyrning är det förmodligen något som skulle kunna fungera bättre i din organisation i dagsläget. I denna guide ger vi dig tips på hur du effektiviserar er verksamhetsstyrning.
Spenderar er verksamhet stora mängder pengar och tid på att bygga rapporter med hjälp av konsulter? I denna artikel tänkte vi berätta hur era medarbetare enkelt kan bygga rapporter, helt utan eller med begränsad konsulthjälp.
När osäkerheten breder ut sig finns ett stort behov av att utveckla styrprocesserna så att de blir mer dynamiska och användbara i den verklighet vi befinner oss.
Med bakgrund i detta har vi tagit fram 5 tips för bättre planering och uppföljning i en tid av ovisshet.
Den verkliga utmaningen idag är inte att samla in data, utan att snabbt göra den begriplig. Istället för att förlita sig på föråldrade kalkylblad, vänder sig organisationer nu till Business Intelligence (BI). Men hur gör du det egentligen rätt?
Funderar ert företag på att implementera ett nytt affärssystem? Eller kanske tvekar ni eftersom processen verkar väldigt komplicerad? I denna artikel berättar vi om fördelarna med att ta hjälp av en affärssystemkonsult.
Artificiell Intelligens (AI) AI har stora möjligheter att förbättra beslutsfattandet för finanschefer (CFO:er) genom att tillhandahålla datadrivna insikter, automatisera rutinuppgifter och möjliggöra mer exakta prognoser.
I denna guide går vi bland annat igenom vad affärsutveckling är, samt vilka olika typer av affärsutveckling som finns.
Traditionell budgetering har länge varit standarden för ekonomisk planering i företag. Men idag kan det ofta bli en begränsning snarare än en styrka. En fast budget som sätts månader i förväg bygger ofta på antaganden som snabbt kan bli inaktuella. Här kommer konceptet Beyond Budgeting in i bilden.
Tid är pengar. Ett uttryck man ofta hör och som det finns stor sanning i. Att gå från manuella processer kring budget, prognos och rapportering till att införa ett beslutsstödsystem som samlar allt på samma plats sparar tid.
Business intelligence system (BI-system) används allt oftare inom organisationer. Men vad är egentligen business intelligence? I denna guide berättar vi vad business intelligence är, samt hur det kan hjälpa just din organisation.
I det här inlägget förklarar vi vad IBP innebär, hur processen brukar se ut samt vilka affärsfördelar den ger. Vi visar även hur rätt system för att hantera detta kan bli en verklig game-changer för din organisation.
Idag väljer allt fler organisationer att implementera ett prognossystem. Men vad är egentligen ett prognossystem och hur kan det hjälpa ert företag? I denna artikel kommer vi att ge dig svaren!
I denna artikel kan du läsa mer om vad dashboards är, samt hur de kan ge er bättre vägledning i analysen.
Varje lyckad förändringsresa börjar med att skapa engagemang och delaktighet. Så även när det kommer till att införa ett systemstöd. Vikten av att få alla användare att verkligen se nyttan med systemet och börja använda det är en av de främsta framgångsfaktorerna.
System för beslutsstöd sammanställer data från olika informationskällor för att hjälpa organisationer att fatta mer välgrundade beslut. I denna guide ger vi dig värdefulla tips på hur du hittar rätt system för just din organisation.
Från automatiserade analyser till prediktiva insikter blir AI mer och mer en integrerad del av moderna ekonomifunktioner. Men när det gäller kritiska beslut frågar sig många ledare fortfarande: Hur kan vi använda AI för att fatta beslut smartare och snabbare?