Hur du väljer vilka KPI:er som ska spåras
KPI:er kan ibland sticka iväg och bli mätvärden som ser imponerande ut men som inte har något verkligt värde för verksamheten. Här är en steg-för-steg-guide för att hjälpa dig bestämma de rätta KPI:erna för just din organisation:
1. Börja med ett tydligt mål
Bestäm vilka KPI:er att spåra bör börja med ett tydligt syfte. Identifiera först en eller två förbättringar som kommer att göra störst skillnad.
Några exempel på sådana förbättringar skulle kunna vara att minska produktionskostnader, öka kundnöjdheten eller förbättra leveranshastigheten. Dessa prioriteringar ger dina KPI:er en riktning att följa..
2. Koppla KPI:er till affärsmål
Varje KPI måste kopplas tillbaka till ett specifikt och mätbart affärsmål. Om ditt mål är att öka försäljningen med 10%, kan en relevant KPI vara antalet nya leads som genereras varje vecka.
Om du fokuserar på att förbättra kvaliteten, kan du spåra den procentandel produkter som klarar inspektionen vid första försöket.
3. Begränsa antalet KPI:er
Det är lätt att överbelasta din rapportering med dussintals mätvärden. Men mer är inte alltid bättre. Håll dig till fem eller sex KPI:er så att du och ditt teams kan fokusera på rätt saker.
4. Använd SMART-testet
Även när du har valt dina KPI:er måste de fortfarande genomgå ett slutligt filter för att säkerställa att de är användbara i praktiken. Se till att varje KPI är:
Specifik – Vet exakt vad du mäter och hur
Mätbar – Säkerställ att data är tillgängliga och tillförlitliga
Uppnåelig – Sätt ett mål som utmanar teamet utan att vara orealistiskt
Relevant – Knyt måttet tillbaka till en affärsprioritet
Tidsbundet – Sätt en deadline eller regelbunden granskningscykel
Till exempel, "minska genomsnittlig orderuppfyllningstid från 48 till 24 timmar inom sex månader" uppfyller alla de ovanstående kriterierna. Att införa dessa kontroller från början gör dina KPI:er mycket mer genomförbara.
5. Säkerställ datatillförlitlighet
All planering i världen kommer att misslyckas om dina data inte är konsekventa, korrekta och uppdaterade. För ofta förlitar sig mätvärden på kalkylblad eller system som inte integreras, vilket saktar ner dig och introducerar risk för mänskliga fel i ekvationen.
Svaret är att centralisera dina dataflöden. Koppla ihop ditt ERP, CRM och alla andra verktyg till en enda lösning som uppdateras automatiskt eller med minimal fördröjning. Definiera tydliga användarrättigheter så att endast godkända teammedlemmar kan modifiera kritiska siffror.
6. Omvandla data till handling
En tabell full av siffror hjälper inte om andra inte vet hur man tolkar den. Det är här stark rapportering hjälper dig att visualisera data. Använd dashboards som lyfter fram prestanda med visuella element som trendlinjer, framstegsstaplar eller färgindikatorer för att signalera om varje KPI är på rätt spår.
Dessutom kan du ställa in automatiska varningar när en KPI går utanför gränserna, så att du kan agera snabbt. Att schemalägga regelbundna avstämningar för att granska resultat och hålla kursen är också en bra idé. Denna blandning av automation och mänsklig insikt säkerställer att KPI:erna leder till handling, snarare än att bara ligga stilla i ett kalkylblad.