Mercur Start

Varför använda ett budgetsystem?

Den årliga budgetprocessen är något som de flesta företag och organisationer lägger väldigt mycket tid på. Även offentlig verksamhet som kommuner och myndigheter behöver göra kommunbudget eller myndighetsbudget för att styra sin verksamhet med tilldelning av offentliga medel och uppföljning av ekonomiskt handlingsutrymme.  

Ofta används Excel för budgetering men det kan bli tidskrävande att skicka filer och sammanställa data och det finns risk för att fel uppstår. Många gånger är man också beroende av enskilda personer i organisationen för att utveckla och underhålla Excel-modellerna, vilket kan vara en annan risk. För att effektivisera och förbättra sin budgetprocess och undvika fel och risker implementerar allt fler företag och organisationer budgetsystem. 

Vad är ett budgetsystem?

Budgetsystem är system med funktioner för olika typer av planering. Budgetsystem innehåller färdiga funktioner för att skapa gemensamma budgetmallar för hela organisationen. I stället för att skicka filer lägger användarna sina budgetar i ett system som har en gemensam databas. Då har man direkt kontroll på hur budgeten utvecklas och kan ta fram rapporter eller diagram som visar hur man ligger till. 

Arbetsflöde

Det är bra om budgetsystemet har funktioner för att tilldela arbetsuppgifter och följa upp de budgetansvarigas arbete, en så kallad arbetsprocesskontroll eller workflow som det också kallas. Där kan man även sätta deadlines till vilka man kopplar automatiska meddelande, notifieringar, som påminner användarna om att det är dags att lägga budget.

Simulering

Ofta vill man utvärdera olika alternativbudgetar. Då kan det vara bra om budgetsystemet har funktioner för simulering. Att jämföra olika alternativbudgetar kallas för budgetsimulering. Man kanske vill ta fram ett bästa alternativ, ”best case”, och jämföra med ett sämsta alternativ, ”worst case”. Simulering kan ske på flera olika nivåer, till exempel för en avdelningsbudget eller för en totalbudget. 

Drivarbaserad budget

I många företag och organisationer finns det logiska samband som man vill använda sig av i budgetarbetet. Det kallas för drivarbaserad budget. En drivare kan vara en prislista, en definierad resursförbrukning eller något annat som driver intäkter eller kostnader i organisationen. Ett budgetsystem bör ha funktioner för att skapa logiska samband med hjälp av beräkningar.

Flerårsbudget

Om budgeten görs för mer än ett år kallas det för flerårsbudget. Det är bra om budgetsystemet har funktioner för flerårsbudget och att man kan göra en budget utan så mycket detaljer för de år som ligger längre bort. Ibland är flerårsbudgeten en del av det man kallar för strategisk planering.

Prognoser och målstyrning

Det är en fördel om ett budgetsystem även kan användas för andra typer av planeringsprocesser som till exempel prognoser eller målstyrning, något som också kan kallas balanserad styrning. Skillnaden mellan att arbeta med prognos och budget behöver inte vara så stor. Skillnaden är att prognosen görs oftare till exempel per månad eller kvartal och att planeringshorisonten kan variera mellan innevarande år eller rullande prognoser, till exempel rullande 12-månadersprognoser.
 

Olika typer av budget

Budgetsystem kan användas för olika typer av budget:

  • Resultatbudget

  • Intäktsbudget

  • Försäljningsbudget

  • Inköpsbudget

  • Omkostnadsbudget

  • Produktionsbudget

  • Personalbudget

  • Projektbudget

  • Likviditetsbudget

 

Vi på Mercur har utvecklat marknadens ledande budgetsystem, Mercur Business Control, som har hjälpt hundratals företag att effektivisera och spara tid i sina budgetprocesser. 

Det finns mycket att tänka på vid valet av budgetsystem. Här har vi samlat våra bästa tips!
 

Vill du veta mer?

Om du är intresserad av att veta mer om Mercur Business Control, kontakta oss gärna för en kostnadsfri demonstration!
 

 

 

Vill du se hur vi kan hjälpa dig? 

Boka din kostnadsfria webbdemo nedan!







 *) obligatoriska fält

 

Följ oss:

Kontakta oss:

Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Support: +46 (0)8-459 69 30

E-post:

Besök oss:

Mercur Solutions AB

Vretenvägen 13

SE-171 54 Solna

© 2018

Mercur Solutions AB

Org.nr 556288-6761

WEBBPLATSKARTA

Powered by Dynamix CMS by Initiva
Kontakt