Varför använda ett budgetsystem?

Den årliga budgetprocessen är något som de flesta företag och organisationer lägger väldigt mycket tid på. Även offentlig verksamhet som kommuner, regioner och myndigheter behöver budgetera för att styra sin verksamhet utifrån tilldelning av offentliga medel och för att under året kunna följa upp hur det ekonomiska handlingsutrymmet utvecklas.

Ofta används Excel för budgetering men det kan bli tidskrävande att skicka filer och sammanställa data och det finns risk för att fel uppstår. Många gånger är man också beroende av enskilda personer i organisationen för att utveckla och underhålla Excel-modellerna, vilket kan vara en annan risk.

För att effektivisera och förbättra sin budgetprocess samt undvika fel och risker implementerar allt fler företag och organisationer budgetsystem.

Läs mer: 4 olika typer av lösningar för budget och prognos

Vad är ett budgetsystem?

Budgetsystem är system med funktioner för olika typer av planering. Budgetsystem innehåller färdiga funktioner för att skapa gemensamma budgetmallar för hela organisationen. I stället för att skicka filer lägger användarna sina budgetar i ett system som har en gemensam databas. Då har man direkt kontroll på hur budgeten utvecklas och kan ta fram rapporter eller diagram som visar hur man ligger till. 

En del av systemstöd för verksamhetsstyrning och beslutstöd

Systemstöd för budgetering ingår oftast som en del av en bredare lösning för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. I de flesta fall är den årliga budgetprocessen bara en av flera styrprocesser som organisationen vill effektivisera med ett system. Andra processer som kan vara aktuella är till exempel prognostisering, ibland kallat estimat, och målstyrning. Dessutom finns oftast funktioner för rapportering och analys som både används för uppföljning av utfall och avvikelser mot budget eller prognoser. Budgeten kan beskrivas som ett av många scenarion som organisationen arbetar med. Andra scenarion kan vara utfall, reviderad budget, prognos 1, 2, 3…osv samt olika typer av målscenarion. Det är viktigt att lösningen har stöd för samtliga processer som organisationen väljer att arbeta med.

Vad ska ett budgetsystem innehålla?
 

Arbetsflöde

Det är bra om budgetsystemet har funktioner för att tilldela arbetsuppgifter och följa upp de budgetansvarigas arbete, en så kallad arbetsprocesskontroll eller workflow som det också kallas. Där kan man även sätta deadlines till vilka man kopplar automatiska meddelande, notifieringar, som påminner användarna om att det är dags att lägga budget.

Simulering

Ofta vill man utvärdera olika alternativbudgetar. Då kan det vara bra om budgetsystemet har funktioner för simulering. Att jämföra olika alternativbudgetar kallas för budgetsimulering. Man kanske vill ta fram ett bästa alternativ, ”best case”, och jämföra med ett sämsta alternativ, ”worst case”. Simulering kan ske på flera olika nivåer, till exempel för en avdelningsbudget eller för en totalbudget.

Drivarbaserad budget

I många företag och organisationer finns det logiska samband som man vill använda sig av i budgetarbetet. Det kallas för drivarbaserad budget. En drivare kan vara en prislista, en definierad resursförbrukning eller något annat som driver intäkter eller kostnader i organisationen. Ett budgetsystem bör ha funktioner för att skapa logiska samband med hjälp av beräkningar.

Flerårsbudget

Om budgeten görs för mer än ett år kallas det för flerårsbudget. Det är bra om budgetsystemet har funktioner för flerårsbudget och att man kan göra en budget utan så mycket detaljer för de år som ligger längre bort. Ibland är flerårsbudgeten en del av det man kallar för strategisk planering.

Prognoser och målstyrning

Det är en fördel om ett budgetsystem även kan användas för andra typer av planeringsprocesser som till exempel prognoser eller målstyrning, något som också kan kallas balanserad styrning. Skillnaden mellan att arbeta med prognos och budget behöver inte vara så stor. Skillnaden är att prognosen görs oftare till exempel per månad eller kvartal och att planeringshorisonten kan variera mellan innevarande år och rullande prognoser, till exempel rullande 12-månadersprognoser.

 

Olika typer av budget

Budgetsystem kan användas för olika typer av budgetar:

  • Resultatbudget

  • Intäktsbudget

  • Försäljningsbudget

  • Inköpsbudget

  • Omkostnadsbudget

  • Produktionsbudget

  • Personalbudget

  • Projektbudget

  • Likviditetsbudget

Marknadens ledande budgetsystem - Mercur Business Control® 

Vi på Mercur har utvecklat marknadens ledande budgetsystem, Mercur Business Control, som har hjälpt hundratals företag att effektivisera och spara tid i sina budgetprocesser. Här kan du se hur vi hjälpt våra kunder! 

Vill du veta mer? Kontakta oss för mer information!







Prenumerera på vårt nyhetsbrev

 

Mercur Solutions AB

Mercur Solutions AB är ett svenskt företag som har över 40 års erfarenhet av att leverera lösningar för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Vi är marknadsledande och skapar kundvärde i form av bättre resultat och högre effektivitet.

Huvudkontor Solna

Mercur Solutions AB
Vretenvägen 13, SE-171 54 Solna
Telefon: +46 (0)8-459 69 00

Kontor Malmö

Stortorget 3, SE-211 22 Malmö

Kontor Göteborg

Östra Hamngatan 17, SE-411 10 Göteborg

United Kingdom

Ocean House, The Ring, Bracknell RG12 1AX, United Kingdom